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文书档案整理及管理方法

要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文

书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施

细则》。

一、文书档案管理基本要求

要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文

书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施

细则》。

二、文书档案管理基本概念

（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办

理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。

（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件

为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档

案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。

归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档

案管理的起点。

（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活

动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法

人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般

来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。

（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。

三、文书档案管理整理方法

（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根

本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位

的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；

收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：

1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发

文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归

档。

2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。

如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专

业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验

材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本

（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职

工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业

务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、

干部调动、行政事务等）、协议、合同。

以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中

形成的属于立档单位应收集的文件材料。

（二）文书档案管理归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机

关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）

的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位

应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文

件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。

主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材

料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③

未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。

（三）文书档案管理装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的文书档案

管理归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。

1、整理单位：确定以件为文书档案管理归档文件的整理单位。一般

以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与

复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿

可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的

定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，

报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个

自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可

装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为

一件，正文与文件处理单为一件。

2、文件的装订：文书档案管理归档文件按件装订具体要求：正本在

前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在

前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；

不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，

文件处理单在前，正文在后。

3、装订的部位与对齐方式及注意事项：？文件装订时应以左、下侧

对齐，以便装订和利用。？装订时，应将保管期限为永久的文书档案管理

归档文