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信息收集传递制度

第一章总则

为确保信息收集与传递的规范化、系统化与高效化，特制定本制度。信息收集与传递是组织内部沟通的重要环节，它不仅涉及到信息的获取、整理与传播，还与决策的科学性和及时性紧密相关。通过本制度的实施，旨在促进信息透明化，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展。

第二章制度目标

1.信息安全：确保信息在收集、传递和存储过程中的安全性，防止信息泄露和滥用。

2.信息准确：提高信息收集与传递的准确性，确保信息的真实性和可靠性。

3.信息及时：优化信息传递流程，减少信息传递的时间，确保信息及时到达相关人员。

4.信息共享：建立信息共享机制，促进各部门之间的信息交流与协作。

第三章适用范围

本制度适用于组织内所有部门及员工，包括但不限于：

-行政管理部门

-人力资源部门

-财务部门

-业务部门

-IT支持部门

本制度的实施不适用于外部合作方或其他第三方机构，除非另有规定。

第四章法规依据

本制度参照以下法规和政策制定：

1.《中华人民共和国信息安全法》

2.《中华人民共和国个人信息保护法》

3.组织内部相关规章制度

第五章信息收集规范

5.1信息收集的方式

信息收集可通过以下方式进行：

-问卷调查：通过设计问卷，收集相关信息。

-访谈：与相关人员进行一对一访谈，获取深度信息。

-文献资料：通过查阅相关文献或报告，收集历史数据或行业信息。

5.2信息收集的责任

各部门负责信息收集的具体实施，确保信息来源的合法性与有效性。信息收集负责人需在收集信息前，对信息收集的目的、方式及预期结果进行明确说明。

5.3信息收集的记录

所有收集到的信息必须进行详细记录，包括但不限于：

-收集时间

-收集方式

-收集人

-收集内容

记录应存档，保留至少三年，以备后续查阅。

第六章信息传递规范

6.1信息传递的方式

信息传递可通过以下方式进行：

-电子邮件：适用于大部分日常信息的传递。

-即时通讯工具：用于快速沟通和紧急信息的传递。

-会议：适用于需要面对面讨论的重要信息。

6.2信息传递的责任

信息传递需由信息的发送人负责，确保信息传递的准确性与及时性。发送人应在传递前对信息进行审核，确保信息的完整性与有效性。

6.3信息传递的记录

所有重要信息的传递过程应进行记录，包括但不限于：

-传递时间

-传递方式

-接收人

-信息内容

记录应存档，保留至少三年。

第七章信息存储与管理

7.1信息存储要求

所有收集及传递的信息应存储在组织指定的安全系统中，防止信息丢失或泄露。敏感信息应采取加密措施进行存储。

7.2信息管理责任

信息管理由信息管理部门负责，确保信息的安全性、完整性与可用性。定期对存储的信息进行审核与更新，确保信息的时效性。

第八章监督机制

8.1监督责任

组织将设立专门的监督小组，负责对信息收集与传递的规范执行情况进行监督与评估。

8.2监督流程

监督小组应定期开展检查，评估信息收集与传递的执行情况，并形成书面报告。检查内容包括：

-信息收集的合规性

-信息传递的及时性与准确性

-信息存储的安全性

8.3反馈与改进

监督小组应根据评估结果，提出改进建议，并及时反馈给相关部门。各部门应根据反馈意见，及时调整信息收集与传递的方式和流程。

第九章附则

1.本制度由信息管理部门负责解释，自颁布之日起实施。

2.本制度如需修订，应由监督小组提出修订建议，经管理层批准后实施。

3.本制度的实施情况应定期评估，并根据组织需求进行相应调整。

通过本制度的制定和实施，旨在为组织的信息收集与传递提供规范化的管理框架，确保信息的安全、准确与及时传递，提高组织的整体工作效率和决策水平。