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银行档案数字化服务外包项目质量与安全管控策略探析

摘要：档案数字化服务外包逐渐成为银行常见的档案工作模式。文章主要从强化组织推进、规范项目管理、落实档案标准规范、突出安全保密、加强项目团队建设等方面，着重对银行档案数字化外包项目质量与安全管控展开阐述，并提出可操作的工作策略。

关键词：档案数字化；外包项目；质量与安全

中图分类号：G271文献标识码：Ａ

在数字经济背景下，随着数字金融、科技金融深入发展，银行实现数字化转型推动高质量发展、提升核心竞争力的愿景日渐迫切。银行档案具有资产、证据、责任、信息、存史等价值，推进档案信息化，充分挖掘档案价值，对银行数字化转型升级具有重要意义。银行档案记载的信息涉及大量工作秘密、商业秘密、客户隐私信息，对档案数字化的质量与安全管理要求特别严格。同时，从资源合理配置、成本有效控制、提高工作效率等方面考虑，银行往往会选择将档案数字化工作外包给档案服务机构。在此情况下，如何管控档案数字化外包项目质量，确保档案实体和档案信息安全，是银行在项目实施中应该把握的核心问题。本文基于银行视角，以纸质档案数字化服务外包为例，分析外包项目中的突出质量问题、安全风险及其成因，并提出了项目质量和安全管控策略。

一、银行档案数字化服务外包项目质量与安全的突出问题及其成因

1.质量与安全问题分析

一是项目不能按期交付。数字化工作不能按质按量完成，造成项目延期，增加项目管理成本和安全隐患；二是数字化成果质量不达标。档案数字化副本图像处理、数据库命名、图像挂接、目录著录等不符合标准规范；三是档案实体遭受损害。档案实体在出入库、拆装钉、扫描等作业过程中遭到损伤甚至丢失；四是档案信息被泄露。档案数字化使档案信息高度集中，容易被窃取、转移和泄露，是档案数字化外包项目管控难度最大、造成损害最为严重的安全隐患。

2.影响项目质量问题成因分析

一是银行对项目的组织管理不到位。银行未能在项目前期展开充分评估、筹备，在项目实施过程中未能充分参与项目全程管理，导致项目整体质量较低，易发生安全风险；二是缺乏档案管理专业人才。银行招聘更注重经济金融、会计、审计以及科技等方面的人才，对档案专业类人才储备不足。同时，基于岗位轮换制度要求，档案岗人员流动大，难以培养精通业务的档案工作人员，给项目规划、管理等工作开展带来不利影响；三是档案服务外包公司甄选难度大。市场上档案服务外包公司良莠不齐，公司资质没有统一标准，有些公司甚至在拿到项目后临时凑队实施项目工作，工作人员流动大，因不掌握档案数字化标准规范相关要求、不熟悉业务操作等原因，导致工作差错率高、项目整体质量差；四是第三方监理机制缺失。银行未能根据项目实际需要，引入专业的档案服务外包监理公司对项目实施全程监管，项目监督管理缺乏力度和经验；五是管理制度不健全，执行不严格。尽管档案主管部门制定了一系列档案数字化和档案外包服务工作规范，但在项目实施过程中各个环节需要配套相应制度来规范作业行为，在制度不健全以及执行不严格的情形下，易造成管理漏洞和行为失控；六是质量检查和项目验收不严格。在项目推进过程中存在质量检查流于形式、项目验收走过场的现象，未能及时发现和整改存在的质量、安全问题。

二、银行档案数字化服务外包质量与安全管控实施策略

１.加强项目组织与管理，统筹推进落实

一是提高政治站位。统一思想，提高认识，把档案安全与国家安全、行业安全、单位安全、业务安全和生产安全统一起来，增强安全意识，压实安全责任；二是强化组织推进。银行应成立档案数字化服务外包项目专项工作领导小组，单位分管领导牵头，档案管理部门、档案资产部门、科技部门和保障部门协调配合，共同推进项目统筹规划、组织实施、协调管理等；三是制定工作方案。制定科学的项目实施方案，确定档案数字化服务外包范围、项目目标、项目成本、人员安排、责任分工、进度安排、完成时限、安全管理等，有计划、有组织、有步骤地推进各项工作；四是加强资源保障。加强财力、物力、人力保障，在经费上给予支持，配备专职管理人员、项目管理场所、数字化工作场所、设备设施及相关用品用具配套等，优化档案信息管理系统，拒绝使用外包服务商自带的设备设施和系统；五是健全管理制度。应制定包含服务外包项目管理规范及档案数字化岗位、人员、场地、设备设施、数据、档案以及保密等方面的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障数字化成果质量和档案安全。

2.坚持档案数字化服务外包原则，依法依规实施

银行档案数字化服务外包项目实施应遵循以下原则：（1）合法合规原则。外包项目必须在档案法、保密法、服务外包规范、档案数字化规范及有关档案管理制度、保密制度等法律法规制度的框架下实施。（2）前期规划原则。做好项目前期筹划准备工作，健全相应管理制度，保障人员、场所、设备设施及应用系统等资源到位，完成数字化档案材料的完整收集和规