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部门文件存储管理制度范文

部门文件存储管理制度范文

第一章总则

第一条目的和依据

本制度的目的是为了规范和管理部门的文件存储工作，确保文

件的安全性、完整性和易获取性，提高工作效率。本制度依据

法律法规和公司相关规定制定。

第二条适用范围

本制度适用于本部门所有的文件存储管理工作。

第二章文件存储管理的基本要求

第三条文件存储的分类管理

文件按照内容和形式分为纸质文件和电子文件两类。

1.纸质文件的存储管理

(1)文件应按照文件类型、编号、日期等进行分类标识，并标

注密级。

(2)文件应按照一定的时间顺序进行归档，并分别存放在不同

的文件柜中。

(3)文件的保管期限根据法律法规和公司规定执行，过期的文

件应及时予以销毁或转移到档案馆。

(4)文件的防潮、防火、防盗措施应做到位，特殊文件应进行

签名和限制查阅。

(5)文件存放区域应保持整洁，且禁止堆放其他物品。

2.电子文件的存储管理

(1)电子文件应按照文件类型、编号、日期等进行分类存储，

并建立相应的文件目录结构。

(2)电子文件应采用合规的存储设备进行存储，同时备份至其

他存储介质，确保文件的安全性和备份可靠性。

(3)电子文件的保管期限同样根据法律法规和公司规定执行，

过期的文件应及时进行归档或删除。

(4)电子文件应设定权限管理，确保只有授权人员才能访问文

件，并进行访问记录的跟踪和审计。

(5)电子文件存储系统应定期进行维护和升级，防止数据丢失

和系统故障。

第三章文件存储管理的操作流程

第四条文件存储的登记与管理

(1)文件到达时应及时登记，包括文件的种类、编号、日期、

密级等信息，并按照类别进行分类。

(2)已登记的文件应编制文件清单，包括文件的名称、数量、

位置等信息。

(3)文件归档前应进行文件传阅、审批等流程，确保文件的完

整性和合规性。

(4)归档后的文件应密封存放，并记录存放位置和存放时间，

方便查阅和管理。

(5)文件存放时间一般不得超过一年，过期的文件应按照要求

进行销毁或转移。

第五条文件存储的查阅与借阅

(1)文件查阅应提交查阅申请，申请人应提供合理的查阅理由。

(2)查阅文件需要经授权人员批准后方可进行，查阅人员应进

行登记并记录查阅时间。

(3)文件查阅期限一般不得超过三个工作日，超过期限需重新

申请。

(4)文件借阅应提交借阅申请，申请人需提供借阅理由和预计

归还时间。

(5)文件借阅需要经授权人员审批后方可进行，借阅人员应进

行登记并记录借阅时间。

(6)文件借阅期限一般不得超过一个月，超过期限需重新申请。

第四章文件存储管理的监督和检查

第六条文件存储管理的监督

(1)上级部门有权对本部门的文件存储管理进行监督，包括对

文件存储设备、文件存放情况等进行检查。

(2)被检查部门应积极配合，如实提供相关文件和资料，并按

照要求进行整改。

第七条文件存储管理的检查

(1)本部门应定期对文件存储管理进行检查，包括对文件存储

设备、文件存放情况等进行检查。

(2)检查结果应记录并及时进行整改，对不符合要求的情况需

提出改进措施，并进行落实。

第五章附则

第八条本制度由部门负责人负责解释。

第九条本制度自公布之日起生效。

第十条本制度如有修改，经本部门负责人批准后生效。