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存档管理制度大全

第一章总则

第一条为了规范文件存档管理，提高办公效率，保证文件的安全性和完整性，制定本制度。

第二条本制度适用于单位内所有文件存档管理工作。包括电子文件和纸质文件的存档管理。

第三条文件存档管理工作应符合国家有关法律法规和单位的相关规定，并严格按照本制度执行。

第四条本制度由单位的负责人负责解释和修改。

第二章存档管理的基本原则

第五条存档管理的基本原则：一体化、规范化、合法化、安全化、便捷化。

第六条存档管理应当与本单位的工作流程、信息系统整合为一体。

第七条存档管理应当遵循国家有关法律法规和单位的相关规定，严格按照规章制度执行。

第八条存档管理应当注重信息安全，建立健全的安全管理机制，确保存档信息的保密性和完整性。

第九条存档管理应当注重便捷性，利用先进技术手段提高办公效率和业务水平。

第十条存档管理应当遵循文件的规范化管理要求，确保文件的条理清晰，方便查阅和利用。

第十一条存档管理应当注重资源的合理利用，节约存储空间，降低存档成本。

第三章存档管理的职责分工

第十二条总负责人：负责文件存档管理的全面工作。

第十三条存档管理负责人：负责具体文件存档管理工作，包括文件的归档、整理、检索和销毁等工作。

第十四条部门负责人：负责本部门文件存档管理的组织协调，包括文件交接、审核、归档等工作。

第十五条员工：负责按照相关规定使用、管理文件，积极参与存档管理工作。

第四章存档管理的具体内容

第十六条归档流程

1.所有文件根据文件类型进行分类，确定存档目录结构。

2.将文件按照存档目录结构进行整理，编制文件存档目录。

3.将文件与文件存档目录对应进行归档，确保文件存档的顺序和完整性。

4.建立文件借阅登记制度，对外发放文件时要进行记录，借阅结束及时归还文件。

第十七条文件保存、备份

1.将文件以电子文件和纸质文件相结合的方式保存，确保文件信息的安全。

2.对电子文件进行定期备份，确保文件信息的不丢失。

3.对纸质文件进行分类保管，定期对文件进行整理，清理不必要的文件。

第十八条文件销毁

1.文件保管期满，应及时对文件进行清理和归档，不再需要的文件应及时销毁。

2.对于机密性文件，销毁过程需要严格监管，确保文件信息不泄露。

3.对文件的销毁过程应当进行记录，包括文件的内容、数量及销毁时间等信息。

第十九条存档管理的检查与考核

1.定期对存档管理工作进行检查，发现问题及时整改。

2.对存档管理工作进行考核，对工作出色的员工给予奖励，对工作不合格的员工进行责任追究。

3.不定期进行存档管理能力的培训，提高员工的存档管理水平。

第五章存档管理的工作流程

第二十条文件的装订与标识

1.将来文文件装订成册，标明文件名称、页数、日期、保管人等基本信息。

2.对文件进行分类标识，确定文件的存档位置。

第二十一条文件的借阅与归还

1.建立借阅登记制度，对外发放文件时要进行记录，借阅结束及时归还文件。

2.对文件的借阅进行审批，确保文件信息的安全。

第六章附则

第二十二条本制度在执行中如有疑义，可与单位的负责人联系，做出合理解释。

第二十三条本制度的修改应经过单位领导的批准，并通知全体员工。

第二十四条本制度自发布之日起实施。