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小学档案室管理制度

第一章总则

为加强小学档案室的管理，保障档案的安全性、完整性和有效利用，根据国家教育部及学校相关规定，制定本管理制度。档案室是学校重要的信息中心，记录着学生、教师及学校发展历程中的各类重要信息，是学校管理与决策的重要依据。通过科学合理的档案管理制度，确保档案的规范化、系统化、标准化。

第一条目的

本制度的制定旨在明确档案室的管理职责，规范档案的收集、整理、保管、查阅和利用，提升档案管理的科学性和现代化水平。

第二条适用范围

本制度适用于本校档案室的所有档案管理工作，包括教师档案、学生档案、教学档案、行政档案等各类档案的管理。

第三条法规依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》、国家教育部相关规定及学校内部管理规章制度制定。

第二章档案工作任务

档案室的主要任务包括：

1.档案的收集与整理：定期收集、整理各类档案材料，包括入学登记、学生成绩、教师考核、教案及其他相关文件。

2.档案的保管与维护：对档案进行分类、编号、存放，确保其安全、完整、可查。

3.档案的查阅与借用：为学校的各类工作提供档案支持，按照规定流程办理查阅和借用手续。

4.档案的利用与信息服务：为学校各部门提供档案信息服务，支持教学、科研、管理工作。

第三章档案的收集与归档

第四条收集要求

档案材料的收集由档案室负责，具体包括但不限于以下内容：

-学生入学登记表

-学生成绩单

-教师任职资格证书、教学评价材料

-各类会议记录及决策文件

-其他学校重要活动的记录材料

第五条归档流程

1.材料整理：收集到的档案材料应进行初步整理，确保内容完整、格式统一。

2.归档编号：按照学校档案室的管理规定，对所有档案进行编号，并建立档案清单。

3.存放要求：档案材料应按类别、年份等进行分类存放，并确保在专用档案柜内保存，定期检查。

第四章档案的保管

第六条保管责任

档案由档案室专人负责保管。档案室应采取以下安全措施：

1.防火、防潮、防盗：档案柜应设置在安全、干燥的环境中，定期检查防潮设施。

2.定期检查：每年对档案进行全面检查，确保档案的完整性和安全性。

3.交接手续：如需交接档案，双方应填写交接清单，并由双方签字确认。

第七条电子档案管理

对于电子档案，需定期备份，确保数据安全。电子档案应设置访问权限，仅限相关工作人员使用。

第五章档案的查阅与借用

第八条查阅流程

1.申请查阅：查阅档案的人员需填写查阅申请表，并提交给档案室主任审批。

2.查阅记录：档案室应建立查阅登记簿，记录查阅人员、查阅时间及查阅内容。

3.保密要求：查阅档案时，需遵守学校的保密制度，严禁对档案内容进行涂改、圈划或撕毁。

第九条借用规定

1.借用申请：借用档案的人员需填写借用申请表，获得档案室主任及相关负责人批准。

2.借用期限：档案借用时间原则上不超过一个月，特殊情况需报请学校领导批准。

3.借用责任：借用档案的人员需对档案的安全性负责，确保在借用期间不受损坏。

第六章档案的转递与销毁

第十条转递规定

1.转递流程：档案转递需填写转递通知单，档案室负责密封转递，禁止个人自行携带。

2.档案核对：转递的档案在接收时应及时核对，确保无误，并在转递通知单上签字确认。

第十一条销毁管理

1.销毁流程：对达到保存期限的档案，需经学校领导批准后方可进行销毁，销毁过程应有专人监督。

2.销毁记录：销毁的档案需记录在案，并保存销毁报告，确保销毁过程的透明与可追溯性。

第七章监督与评估

第十二条监督机制

1.定期检查：学校应定期对档案室的管理工作进行检查，确保制度的落实。

2.反馈机制：建立档案管理的反馈机制，鼓励教职工对档案管理提出建议与意见。

第十三条评估制度

1.年度评估：每年对档案室的管理工作进行评估，评估内容包括档案的完整性、查阅的便利性及管理的规范性。

2.改进措施：根据评估结果，制定相应的改进措施，确保档案管理的持续改进。

附则

1.本制度由档案室负责解释，自颁布之日起实施。

2.本制度在实施过程中如发现需要修订的地方，应及时进行调整，并报请学校领导批准。

3.本制度的实施情况将纳入学校整体管理考核，确保制度的有效性与可持续性。

通过上述制度的实施，将为学校的档案管理提供科学、系统的指导，确保档案的安全、完整和有效利用，为学校的发展提供有力支持。