员工档案管理制度模板范文.doc

安全、节能、高效、优质

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团结、开拓、务实、求精

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员工档案管理制度

一、目的

为有效的对员工档案进行妥善保管，保守机密，同时为了维护档案材料的完整、防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本制度。

二、归档范围

员工入职档案、异动档案、离职档案、绩效管理档案、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。

三、归档内容

（一）员工入职档案：

1、应聘登记表；

2、面试评估/录用审批表；

3、录用通知书；

4、员工信息登记表；

5、入职承诺书及员工保密协议；

6、个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、资格证书复印件、职称复印件）；

7、原单位离职证明/解除劳动合同保证书；

8、劳动合同

9、学历确认单（以学信查询为主要依据）

109、健康体检证明（有特殊要求的岗位）

（二）绩效管理档案：

将员工绩效考核相关的档案资料按月份归档。

（根据公司绩效管理制度修订员工绩效管理档案内容）?

（三）员工异动档案：

1、试用期员工转正表；

2、内部调动审批流程表；

3、竞聘相关资料

（四）员工离职档案：

1、员工离职申请表；

2、员工离职面谈记录表；

3、员工离职调查表；

4、员工离职工作交接表；

5、解除劳动合同协议书。

6、离职保密协议（部分岗位）

7、离职证明（单位存档）

四、档案管理员的职责

由人力资源部专人负责管理员工档案，整理、收录档案资料，保证原始资料和单据齐全完整、安全保密、查阅方便。

五、档案管理相关规定

（一）基础管理

1、原则：归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

2、新录用的员工，应及时建立档案，并更新员工花名册。

3、档案按在职人员、离职人员分开管理，按员工编号存档。

4、当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证信息变动、技术职称变动等），应及时将相关资料复印交人力资源部归档，原件当场查验。

5、离职员工档案每月清查，对于正常离职的一般员工且离职手续办理齐备的员工档案三年后可申请销毁，中高层管理者或存在劳动争议离职的员工档案至少在五年后方可申请销毁。

6、纸质档案要求原件存档（除个人证件证书外）。

（二）档案的查阅

1、如因公需查阅档案，须经部门负责人、人力资源部负责人批准；下级员工不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门负责人、人力资源部负责人、分管负责人批准后方可办理。

2、公司总经理、分管负责人、人力资源部负责人可直接通过档案管理员办理查阅手续。

3、档案管理人员应做好查阅登记工作，并在《员工档案查阅登记表》（附件一）签字确认。

4、查阅档案注意事项：

（1）不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档中取证必须事先经人力资源部负责人签字同意。

（2）查阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩罚。

六、档案的销毁

（一）公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。

（二）当某些档案到了需销毁期时，由档案管理员填写《员工档案资料销

毁审批表》（附件二），经人力资源部负责人审批后执行。

七、制定、修订、废除与组织实施

本制度经报批后，由人力资源部组织实施；修订或废止亦同。

附件一

员工档案查阅登记表

查阅日期

文件名称

查阅页数

查阅人

档案管理员

附件二

员工档案资料销毁审批表

文件资料名称

申请销毁日期

申请销毁原因：

申请人：

年月日

人力资源部负责人意见：

签字：

年月日

如何管理员工是当下企业主或管理者的头等大事。

法则一：制度高于一切

现在我们都在追求法治社会，因为法律是维护社会稳定运行的基石。企业也是一样，如果领导凌驾在制度之上，因为权力大而随意践踏制度，那这个企业是注定失败的。因此，在企业的管理中，制度起到了至关重要的作用，一方面，我们要建立健全的制度体系，另一方面，建立的制度必须得到严格的执行，不允许出现私权大于制度的情况。

法则二：大家的智慧能更好解决问题

管理者不是万能的，企业的问题仅凭管理者一人的智慧是万万不够的，所以要给员工畅所欲言、发表自己看法的机会。

这样，企业的每个员工都会有种参与感，觉得“我是这个企业的一份子”，会更加卖力的为了企业的发展去工作和努力。

一般成功的企业都会做到以下几点：

1、公司拥有让员工大胆开口的氛围；

2、企业的真实情况及时让员工了解，不隐瞒；

3、能够识别并且及时良好的处理员工的不满；

4、从员工的怨言中找到企业能够改进的地方。

法则四：每个人都有优势和短板

俗话说得好：尺有所短，寸有所长。如果作为管理者的你只能看到员工的职业短板，不能发现他的优势，那你整