物业管理公司物业行政办公设备管理规定.docx

《物业管理公司物业行政办公设备管理规定》

一、总则

1.目的

本规定旨在规范物业管理公司行政办公设备的采购、使用、维护、报废等管理流程，确保办公设备正常运行，提高办公效率，降低办公成本。

2.适用范围

本规定适用于物业管理公司内部所有行政办公设备，包括但不限于计算机、打印机、复印机、传真机、电话机、办公桌椅、文件柜、空调等。

二、职责分工

1.行政部门

(1)负责制定和完善办公设备管理规定，并监督执行。

(2)统筹办公设备的采购、调配、维修、报废等管理工作。

(3)建立办公设备台账，记录设备的基本信息、使用情况、维修历史等。

(4)组织办公设备操作培训，提高员工使用技能。

2.财务部门

(1)负责审核办公设备采购预算，确保费用支出符合公司财务制度。

(2)核算办公设备的折旧费用，参与设备报废的财务审核。

3.使用部门

(1)负责本部门办公设备的日常使用和保管，确保设备正常运行。

(2)及时向行政部门报告设备故障和维修需求。

(3)配合行政部门进行设备的调配、盘点等工作。

三、办公设备采购

1.需求提出

(1)使用部门根据工作需要，填写《办公设备采购申请表》，详细说明设备名称、型号、规格、数量、用途、预算金额等信息。

(2)申请表需经部门负责人审核签字后，提交给行政部门。

2.采购审批

(1)行政部门对采购申请进行审核，评估设备需求的合理性。

(2)根据公司采购审批权限，金额较小的采购由行政部门负责人审批；金额较大的采购需提交给公司领导审批。

3.采购实施

(1)行政部门根据审批通过的采购申请，选择合适的供应商进行采购。采购方式包括询价、招标、集中采购等，确保采购过程公开、公平、公正。

(2)采购合同签订前，需由行政部门和法务部门（如有）对合同条款进行审核，确保合同合法有效，保障公司权益。

4.设备验收

(1)办公设备到货后，行政部门组织使用部门和相关技术人员进行验收。

(2)验收内容包括设备的外观、数量、型号、规格、配置、附件、说明书、保修卡等是否与采购合同一致，设备功能是否正常。

(3)验收合格后，填写《办公设备验收单》，办理设备入账和领用手续。如验收不合格，及时与供应商联系退换货。

四、办公设备使用与维护

1.设备分配与领用

(1)行政部门根据工作需要和人员配置，对办公设备进行合理分配。

(2)使用人员在领用设备时，需在《办公设备领用登记表》上签字确认，明确设备保管责任。

2.使用规范

(1)使用部门应制定办公设备的使用规范，并对员工进行培训。规范内容包括设备的正确操作方法、日常保养措施、安全注意事项等。

(2)员工应严格按照使用规范操作办公设备，不得随意拆卸、改装或滥用设备。

(3)个人使用的办公设备，如计算机、电话机等，由使用人员负责日常清洁和简单保养；公共使用的设备，如复印机、打印机等，由使用部门指定专人负责维护。

3.日常维护

(1)行政部门建立办公设备维护计划，定期对设备进行检查、清洁、保养和软件更新等维护工作。

(2)对于易损件和耗材，如打印机墨盒、复印机硒鼓等，行政部门应做好库存管理，及时更换，确保设备正常运行。

(3)行政部门设立设备维修热线或在线报修平台，方便员工及时报告设备故障。使用部门在设备出现故障时，应立即停止使用，并及时报修。

4.维修管理

(1)行政部门接到设备报修后，对故障情况进行初步判断。对于简单故障，由内部技术人员进行维修；对于复杂故障，联系专业维修人员或设备供应商进行维修。

(2)维修人员在维修过程中，应填写《办公设备维修记录单》，记录故障现象、维修措施、更换零部件、维修时间、维修费用等信息。

(3)维修完成后，使用部门对维修效果进行验收，确保设备恢复正常运行。维修费用由行政部门统一结算，按照公司财务制度进行报销。

五、办公设备调配与转移

1.调配原则

(1)行政部门根据工作需要和设备使用情况，对办公设备进行合理调配，提高设备利用率。

(2)优先考虑在公司内部调配闲置设备，避免重复采购。

2.调配流程

(1)行政部门提出设备调配方案，明确调出部门、调入部门、设备名称、型号、数量等信息。

(2)调出部门和调入部门负责人对调配方案进行确认，确保调配工作不影响工作正常开展。

(3)行政部门办理设备转移手续，更新设备台账和领用记录。调出部门负责将设备完好地移交给调入部门，双方在《办公设备转移交接单》上签字确认。

六、办公设备盘点

1.定期盘点

(1)行政部门每半年/一年对公司所有办公设备进行一次全面盘点。

(2)盘点内容包括设备的数量、型号、规格、使用状态、存放地点等，确保账实相符。

2.盘点流程

(1)行政部门制定盘点计划，成立盘点小组，明确盘点人员的分工和职责。

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