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档案收集整理制度

第一章总则

为提高档案管理水平，确保档案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。档案作为反映组织历史、业务活动、员工信息的重要资料，是决策、管理和服务的基础。通过规范档案的收集、整理、保管和利用流程，促进档案管理的科学化和现代化，提升组织的管理效率和服务质量。

第二章制度目标

本制度的主要目标包括：

1.确保档案收集的全面性和系统性，为各部门提供准确的信息支持。

2.规范档案的整理、归档和保管流程，确保档案的安全性和完整性。

3.提高档案的利用效率，确保档案在管理决策、员工考核等方面的应用。

4.建立有效的监督机制，确保档案管理制度的落实和持续改进。

第三章适用范围

本制度适用于组织内部所有部门的档案收集和整理工作，包括但不限于：

-人事档案

-财务档案

-业务档案

-项目档案

-会议记录

第四章法律依据

本制度依据国家及地方相关法律法规，如《档案法》《信息公开条例》、行业标准等，确保制度的合法性和规范性。

第五章档案工作任务

档案管理工作主要任务包括：

1.档案收集：负责收集组织内各类档案材料，确保档案信息的完整性和系统性。

2.档案整理：对收集的档案材料进行分类、编号、归档，建立档案管理系统。

3.档案保管：确保档案存放条件符合安全标准，定期检查和维护档案的完整性。

4.档案利用：为各部门提供档案查阅服务，支持信息共享和决策支持。

第六章档案的收集和归档

6.1收集流程

1.责任分工：各部门需指定档案管理人员，负责本部门档案的收集和整理工作。

2.材料清单：收集档案材料应包括员工登记表、个人简历、考核材料、证书复印件、奖惩材料、劳动合同及其他相关材料。

3.收集时间：档案材料应在员工入职、离职、考核等重要节点及时收集，确保信息的时效性。

6.2归档要求

1.归档标准：所有归档材料应字迹工整、内容完整，符合组织的格式要求。

2.审核机制：档案管理人员需对归档材料进行审核，对于不符合要求的材料进行纠正和完善。

3.归档系统：建立电子档案管理系统，便于档案的查询和管理。

第七章档案的保管

7.1保管责任

档案由专人负责保管，确保档案的安全性和完整性。

7.2存放条件

1.存放地点：档案应存入专用档案室，配备安全设施，避免潮湿、火灾等风险。

2.防护措施：采取防火、防潮、防盗等措施，确保档案的安全。

7.3定期检查

每年至少进行一次档案安全检查，确保档案完整无损。如发现问题，及时进行整改。

第八章档案的查阅和借用

8.1查阅流程

1.申请程序：员工或外部单位查阅档案时，需填写查阅申请表，经档案管理人员审核批准后方可查阅。

2.查阅要求：查阅人员必须遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划及拆换。

8.2借用管理

1.借用审批：档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经部门主管和档案管理负责人批准。

2.借用登记：借用档案时，需填写借用登记表，并在归还时进行核对。

第九章档案的转递

1.转递原则：人员内部调动时，档案随人转递，确保信息的连续性。

2.转递流程：档案转递需填写转递通知单，采取密封转递方式，禁止个人携带。

3.转递核对：对转进的档案应及时核对无误，并办理通知单回执。

第十章监督机制

10.1监督责任

设立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保制度的落实。

10.2记录与反馈

建立档案管理记录制度，定期汇报档案管理工作情况，并根据反馈进行改进。

附则

1.解释权：本制度由档案管理部门负责解释。

2.生效日期：本制度自发布之日起生效。

3.修订流程：如需修订，须由档案管理部门提出，报主管领导审批。

通过以上制度的实施，旨在加强组织内部档案管理的规范性，提升信息管理的效率，为组织的可持续发展提供坚实的基础。