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学校发文及文件管理制度

一、背景

为了加强学校的发文及文件管理工作，规范文件的起草、审批、

发布、归档等流程，提高工作效率和信息管理水平，特制定本发文

及文件管理制度。

二、文件的定义

文件是指学校内部产生和收到的各类书面资料，包括但不限于

公文、通知、函件、备忘录、合同、协议以及其他相关文件。

三、文件的分类

根据文件的用途和内容，将文件分为以下几类：

1.公文：学校内部的重要决策、通知和指示性文件，需经过相

关部门审批后才能发布。

2.通知：用于通告学校内部的各类事项，包括会议通知、活动

通知、工作安排等。

3.函件：学校与外部单位或个人之间的书信往来。

4.备忘录：用于内部事务的记录、提醒和传达。

5.合同和协议：与外部单位签订的合同和协议文件。

6.其他相关文件：包括报告、调研资料、统计数据等。

四、发文流程

1.起草：由相关部门或人员负责起草文件内容。

2.审批：文件需经过上级部门审核和签署，确保内容的准确性

和合规性。

3.发布：将审批通过的文件进行印制、签发或电子化发布。

4.归档：将已发布的文件进行分类、整理和归档，确保文件的

安全和可查阅性。

五、文件管理原则

1.规范性：文件应符合法律法规和学校规章制度的要求，且统

一格式、统一用词。

2.审批制度：文件须按照规定的审批流程进行审批和签署，确

保内容的合规性和可靠性。

3.公开透明：学校公文应当及时发布，并对外公开，提高信息

的透明度。

4.保密性：对于涉密的文件，学校应制定相应的保密措施，确

保信息的安全。

5.归档管理：已发布的文件应按照文件分类进行归档，做到信

息有序、易查阅。

六、责任和监督

1.文件起草部门或人员负责文件的准备和撰写工作。

2.文件审批部门或人员负责审批和签署文件。

3.学校办公室负责文件的发布和归档工作。

4.相关部门和人员对文件管理工作进行监督和检查，发现问题

及时提出整改意见。

七、附则

本制度的解释权归学校所有，制度的修改和补充需经相关部门

批准。