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合作社档案管理制度

第一章总则

为了加强合作社档案管理，保障档案的安全性、完整性和有效利用，根据国家相关法规和合作社内部管理规定，特制定本制度。档案是记录合作社发展历程、成员信息、财务状况、决策过程等重要信息的文件材料，是提升合作社管理水平和决策科学性的关键依据。

第二章适用范围

本制度适用于本合作社的所有档案管理工作，包括但不限于成员档案、财务档案、会议记录、合同文件、项目资料等。所有与合作社运营相关的档案均应纳入本制度的管理范畴。

第三章档案管理任务

合作社档案管理的主要任务包括：

1.档案的收集与整理：全面收集与合作社各项活动相关的档案材料，及时整理归档。

2.档案的保管：确保档案安全存放，防止损坏、丢失或泄露。

3.档案的查阅与借用：规范查阅和借用流程，保障档案信息的有效利用。

4.档案的转递：确保档案在内部调动或外部交接时的安全与完整。

5.档案的销毁：对不再需要的档案进行合法、规范的处理。

第四章档案的收集和归档

4.1收集要求

档案材料的收集由合作社的秘书处负责，具体内容包括：

-成员登记表

-合同文件

-财务报表

-会议记录

-项目相关材料

-其他各类证明材料

4.2归档标准

归档材料必须符合以下标准：

-字迹清晰、内容完整

-各类资料应按时间、类别分类整理

-归档材料需经秘书处审核确认

4.3归档流程

1.收集完成后，秘书处将材料进行整理。

2.材料整理完毕后，填写归档清单，提交给档案管理负责人审核。

3.经审核无误后，按照规定的分类标准进行归档。

第五章档案的保管

5.1保管责任

档案的保管由档案管理负责人负责，所有档案应存放在专门的档案室中。

5.2安全措施

档案室应采取以下安全措施：

-配备防火、防潮、防盗设施

-定期检查档案室的安全状况

-限制无关人员进入档案室

5.3档案编号与登记

所有档案应逐一编号，并在档案管理系统中登记，确保档案的可追溯性。

第六章档案的查阅和借用

6.1查阅流程

任何人如需查阅档案，需向档案管理负责人提出申请，填写查阅登记表。

6.2借用规定

档案原则上不外借，但在特殊情况下可办理借用手续，需经合作社负责人批准。借用人需签署借用协议，承诺遵守相关保密规定。

6.3查阅与借用的管理

查阅和借用档案时，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换等行为。档案查阅结束后，需及时归还，并由档案管理负责人进行复核。

第七章档案的转递

7.1转递流程

档案在内部调动或外部交接时，需填写转递通知单，并由档案管理负责人密封转递。

7.2核对与确认

对转进的档案，需在24小时内进行核对确认，确保档案的完整性和准确性，并填写回执。

第八章档案的销毁

8.1销毁条件

对于超过保存期限的档案，需进行评估，确认不再需要后方可销毁。销毁需遵循合法、规范的程序。

8.2销毁流程

1.提交销毁申请，说明销毁原因和档案清单。

2.经合作社负责人审批后，进行销毁操作。

3.销毁后需填写销毁记录，保存备案。

第九章监督与评估

9.1监督机制

合作社应定期对档案管理工作进行检查，确保各项制度的落实情况。每年进行一次全面评估，提出改进建议。

9.2评估流程

1.每年年底，由档案管理委员会对档案管理工作进行评估。

2.根据评估结果，提出改进措施并制定下一年度的工作计划。

第十章附则

本制度自发布之日起实施，由档案管理负责人负责解释。若有修订，将提前通知所有相关人员。

通过以上制度的制定，合作社将能够更好地管理档案，提高工作效率，保障合作社的可持续发展。希望各位成员共同遵守，共同维护档案管理的良好秩序。