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高管办公会会议制度

第一章总则

为提高高管办公会的效率与效果，规范会议的召开、管理与决策过程，根据国家相关法规及公司内部规定，特制定本制度。本制度旨在明确高管办公会的目的、适用范围、会议流程、责任分工及监督机制，从而确保会议的有效性和可持续性。

第二章会议目标

1.决策支持：高管办公会是公司重大决策的讨论和决策平台，确保决策的科学性和合理性。

2.信息共享：通过会议，促进各部门间的信息流通与共享，提高整体运作效率。

3.问题解决：及时发现和解决公司运营中的问题，确保各项工作顺利推进。

4.战略对齐：确保各项行动与公司的战略目标保持一致，促进公司长期发展。

第三章适用范围

本制度适用于公司所有高管办公会，包括定期会议和临时会议。高管办公会成员主要包括公司董事会成员、总裁、各部门负责人及其他被邀请的相关人员。

第四章会议管理规范

4.1会议频率与时间

1.定期会议：每月召开一次，具体时间由总裁确定并提前通知相关人员。

2.临时会议：根据需要随时召开，需提前三天通知与会人员。

4.2会议通知

1.会议通知由秘书处负责发出，内容包括会议时间、地点、与会人员及议程。

2.会议通知应至少提前五个工作日发出，以确保与会人员安排时间。

4.3会议议程

1.议程应由总裁或秘书处拟定，包含讨论事项、时间分配及负责人。

2.会议议程应在会议通知中明确，并提前一周发送给与会人员。

4.4会议记录

1.会议记录由秘书处负责，需详细记录会议讨论情况、决策结果及任务分配。

2.会议记录应在会议结束后两天内完成，并发送给所有与会人员确认。

第五章会议流程

5.1会议准备

1.确定会议议题，收集与会人员的意见和建议。

2.准备相关材料，包括报告、数据分析及其他支持文件。

3.确保会议室设备正常，调试音响、投影仪等。

5.2会议召开

1.由总裁主持会议，介绍与会人员及会议目的。

2.按照议程逐项讨论，确保每位与会人员有充分发言机会。

3.对每项议题进行表决，记录表决结果。

5.3会议结束

1.总裁总结会议内容，明确后续任务及责任人。

2.会议结束后，秘书处需整理会议记录，并及时分发。

第六章责任分工

1.总裁：负责会议的组织、主持及决策，确保会议目标的达成。

2.秘书处：负责会议的通知、记录及后续跟进，确保信息流通。

3.与会人员：积极参与讨论，提供有效建议，确保会议决策的合理性。

第七章监督机制

7.1会议评估

1.每次会议结束后，秘书处应向与会人员发送会议反馈表，收集对会议的意见和建议。

2.定期对会议的有效性进行评估，分析会议所达成的决策执行情况。

7.2责任追究

1.对于未按规定参加会议的人员，秘书处应记录并上报，必要时进行责任追究。

2.对于会议决策未能落实的责任人，需进行书面说明，并提出改进措施。

第八章附则

1.本制度由总裁办公室负责解释，自颁布之日起实施。

第九章其他相关条款

1.会议资料必须保密，未经允许不得对外泄露。

2.会议期间，所有与会人员应专注于会议内容，禁止无关人员进入会议室。

3.若有特殊情况需要调整会议时间或地点，需提前通知所有与会人员并征得同意。

结论

本高管办公会会议制度的制定，旨在为高管办公会提供一个明确、有效的管理框架。通过规范会议流程、明确责任分工、建立监督机制，确保会议的高效性与决策的科学性，从而推动公司的持续发展与进步。