后勤服务项目档案管理.docx

后勤服务项目档案管理

TOC\o1-3\h\u29691第一节档案管理计划 1

29049第二节档案管理流程 2

9273第三节、档案管理方案 4

第一节档案管理计划

一、档案管理部门职责

1.负责本单位各类档案的统一管理，负责对本单位的技术图书资料实行业务管理，并根据本单位经营管理的需要编制各种检索工具，积极开展档案的提供利用工作。

2.贯彻执行《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规和方针政策，制订本企业档案管理制度。

3.负责检查、指导各部门档案人员和有关人员做好归档资料的积累、整理工作，提出本单位专、兼职档案员的业务培训和考核计划，会同有关部门、单位搞好各类档案的鉴定、销毁、移交工作。

4.做好各类档案的管理和统计工作，编制各种专题目录、索引及汇编资料，办理档案的借阅手续，负责档案的复制、修裱及档案库房安全措施的落实，确保档案的完整和安全。

二、档案管理人员职责

1.人员职责：

（1）在档案管理部门负责人的领导下，做好档案的管理工作，热爱本职工作，认真学习业务，熟悉档案业务知识，努力为公司各项工作服务。

（2）熟悉并认真贯彻执行档案工作的方针、政策和各项规章制度，负责接收各部门、单位移交的各类归档材料，做好档案的立卷、编目、登记、统计、鉴定工作。

（3）保护档案的安全，坚持做好“七防”工作。

（4）努力做好档案的利用服务工作，编制多种检索工具及公司“大事记”等有关汇编材料。

（5）协助和指导各部门兼职档案员做好档案的积累、整理、归档工作。

（6）严格遵守保密规定，不得泄露档案的机密内容。

（7）参加有关工程项目的竣工验收、技术成果鉴定和设备、技术资料开箱检验，并做好记录。

（8）负责档案的鉴定和销毁工作，并把好销毁中的复查、审批和监销关。

（9）积极完成领导交办的其他工作。

第二节档案管理流程

一、立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

二、借阅管理

1.本单位人员借阅档案：

由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记簿——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2.外单位人员查阅档案：

查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

三、收集整理

1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。

2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。

3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）。

4.三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。

5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。

6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。

7.档案室对案卷进行分类、整理。

8.编制档号。

9.编制案卷目录等各种检索工具。

10.入库。

11.做好档案的统计。

12.开展档案的利用。

13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工

四、鉴定销毁

档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。

第三节、档案管理方案

一、管理目的

加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、管理细则

1.档案资料的归档范围

（1）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等。

（2）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件。

（3）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等。

（4）公司领导的批示、指示等。

（5）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

（6）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等。

（7）公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报。

（8）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料。

（9）本公司干部任免的文