工程现场文件管理作业指引.doc

工程现场文件管理作业指引

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版号：A/0

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A/0

工程现场文件管理作业指引

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修改内容

修改人

审核人

批准人

目的

规范项目现场文件资料的管理，确保工程文件的适用性、安全性和有效性。

适用范围

适用于工程现场文件的收集、标识、审核、执行、发放、查阅登记、回收、销毁及归档管理。

术语和定义

工程文件：在此特指我公司、监理承包商、施工承包商在工程建设过程中产生的相关文件资料的总称。

标识文件：给文件编号，并对其版本及修订状态进行标记的工作。

职责

项目经理部内业管理员

负责文件的接收、标识、登记、发放、回收、移交及归档管理，并协助完成工程竣工档案验收事务。

负责对合同、协议的发放进行登记，形成台帐。

文件经办人

包括各专业工程师、成本管理人员、设计责任人及项目事务人员，负责工程文件的形成、积累、送审、移交归档。

项目总经理

负责工程文件的审核、批准。

总经理办公室

负责接收项目部日常文件移交及项目竣工后工程文件的移交。

工作程序

文件收集

项目经理部本身产生的文件由文件经办人根据工程建设实际情况及项目报批报建情况，将产生的文件及时移交项目经理部内业管理员登记归档，移交时文件要求必须是签字盖章手续完备的正式文本，移交时应填写《文件交接登记表》，由移交人与接收人签名确认。

属于项目报批报建的申请文件及政府批文，一律交由项目经理部内业管理员移交总经理办公室，项目经理部可留复印件备查。

项目经理部所有收文，一律交项目经理部内业管理员统一登记处理。

文件登记标识

项目经理部内业管理员负责文件的登记标识，每份文件均要标注编号及版本标识。

一般文件编号规则：

项目名称缩写(小写数字表示期数)文件分类缩写

例：文[**1]-**-TJ-001

专业分类缩写文件流水号

附表一：工程文件类别及代码对照表

序号

文件属类

编号方案

备注

施工图纸

文[__]-TZ-

1、前一个空格为项目代码，新项目参照公司统一代码，分期开发项目在项目简称后加阿拉伯数字表示；

2、后一个空格为专业，区分为TJ（土建），DQ（电气）、SB（设备）；

3、之后为流水号，从001开始标识。

顾客变更联系单

文[__]-GK-

工作联系单

文[__]-GZ-

会议纪要

文[__]-JY-

施工计划

文[__]-JH-__-

各种指导书

文[__]-ZD-

公司内部往来文件

文[__]-GS-

向政府部门的申请报告

文[__]-ZF-

政府部门来文

文[__]-ZL-

公司规范

文[__]-GF-

施工组织设计/图纸会审纪要

文[__]-SG-

招投标资料

文[__]-ZB-__-

工程招投标履行表

文[__]-LX-__-

工程/材料验收单

文[__]-YS-__-

分户质量档案/竣工图

文[__]-ZL-__-

施工单位来文

文[__]-LW-SG-

监理单位来文

文[__]-LW-JL-

甲方发给施工单位的文件

文[__]-FW-SG-

甲方发给监理单位的文件

文[__]-FW-JL-

工程施工单位、材料供应单位、材料质量等定期评估报告

文[__]-PG-

合同编号规则

形式：[公司名称]-[项目名称]-[成本核算对象]-[类别]-[流水号A]

项目名称缩写项目分期

例：**-**-1Q-施工-001

合同分类缩写文件流水号

表示合同编号为：**-**-1期-施工-001；若合同为跨期，则项目分期编为KQ，合同分类为土地、前期、施工、材设、环境、营销六类。

设计变更编号规则

形式：[对应的合同编号]-[设变]-[流水号C]-[序列号G]

项目名称缩写项目分期

例：**-**-1Q-施工-001-设变-001－土建01

合同分类缩写文件流水号

表示设计变更编号为：**-**-1期-施工-001-设变-001-土建01；

[序列号G]：每个合同按土建、电气、水暖三类分别形成各自流水号。

现场签证编号规则

形式：[对应的合同编号]-[签证]-[流水号D]-[序列号H]

其确定原则与设计变更确定原则相同。

文件有效版本标识

如收到的文件已有版本标识，则照实登记。

无版本标记的，按以下编号规则标识：