接待手册范本.docx

接待手册范本

目录

第一篇??总则

第一节定义

第二节职责

第二篇??常规接待工作

第一章接待参考标准

第一节?一级接待

第二节?二级接待

第三节?三级接待

第二章?接待程序

第一节?来访信息确认

第二节?领导评估

第三节?前期策划及准备

第四节?接待组织实施

第五节?接待后期工作

第三章接待原则及注意事项

第一节?接待基本原则

第二节?座次原则

第三节?接待人员注意事项

附录:接待常用模板

模版1：来访预约单

模版2：参观场所放行、拍摄申请

模板3：铭牌

模板4：欢迎牌

模报5：接待检查清单

模板6：领导版接待安排表

模板?7：工作人员版接待安排表

前?言

接待工作是外部联系的“窗口”，内部沟通的“桥梁”。对于企业而言，接待工作就是企业的门面、喉舌，是企业形象的缩影，更重要的是，接待工作对企业业务拓展，加强横、纵向的经济、技术合作等都有着重要意义和深远影响。

本文所述的我司接待工作，主要是指我司各部门对政府部门、业务监管部门、客户、供应商、投资机构及投资者、业务合作伙伴等单位或个人来访公司所开展的一系列活动。主要包括会务、参观、招待等。但不包括外部合作单位派驻公司跟踪业务、外单位常驻公司人员以及公司内部各单位安排的参观、访问活动等。随着公司的发展壮大和知名度的提升，外部来访数量越来越多，级别也越来越高，而公司目前接待工作，组织、安排相对而言随意性、变动性很大，无具体可遵循的接待标准，接待信息传递以及具体接待安排效率较低，接待档案的建立和维护等诸多后续环节并不系统和完善。

为了建立企业接待标准，进一步完善和规范公司接待工作，合理调配接待资源，使公司接待工作有章可依、有度可依，特编写此《接待手册》。本手册主要内容有：接待流程、接待标准、接待原则及注意事项、接待常用资料模板等。本手册内容还将不断完善、丰富，后续集团公司所有接待需参照手册中的标准实施。

由于第一次编写和发布，不足之处在所难免，恳请广大领导、同事批评、指正。

第一篇?总则

第一节?定义

一、接待主管部门，指负责公司接待体系建设与管理的部门。

二、接待组织部门，指根据来访对象及业务相关性实施具体接待计划并对整个接待过程直接负责的部门。

三、接待协助部门，指拥有公司公共资源且可提供用于接待服务的部门。包括但不限于会务管理、宣传管理、车辆管理、参观资源管理、安保服务等部门。

四、参观资源，指经公司指定可用于参观或体验，能展现公司发展成果或技术实力的公司产品、设备、场所及周边公共区城。包括但不限于公司自行设计制造的生产线、设备、展品、广场、生产车间、实验室、活动室、会所、展厅、厂区主干道及其他公共区域。

五、参观资源主管部门，由公司指定的全面负责参观资源开发、协调、监督及管理的部门。

六、参观资源管理部门，指对参观资源负有管理责任的部门。包括但不限于各参观资源所属部门、后部门、宣传主管部门、环境主管部门、安全主管部门、体系主管部门。

第二节?职责

一、接待主管部门

1.负责公司接待体系建设及管理，包括接待制度的制定、变更、解释及提供接待知识培训与咨询服务等；

2.负责核实、调查、处理公司各部门接待过程中出现的违规现象；

3.负责接待档案的管理。

二、接特组织部门

原则上，各职能部门组织与其业务相关的接待，例如：财经处主导与财政、税务等相关政府部门的接待；采购部主导与供应商相关的来访接待；人力资源处出入境管理部主导政府外交部门、各国大使馆(领事馆)、各国经济投资开发局的来访接待等。

1.根据确定的具体来访信息（如来访目的、时间、时长、地点、人数、人员名单、行车路线、具体要求等）进行评估，并拟订接待安排，提前一天将相关信息及时、有效传递给接待协助部门，同时预约参与接待人员；

2.依照公司规定，根据需要，联系摄影、摄像及宣传报道等事宜；

3.根据需要，向会议室管理部门提前按相关规定预订会议室，并对所需画册、饮料、果点、投影仪等提前提出申请；

4.负责准备会谈中需要使用到的电脑、会议资料、礼品、铭牌等；

5.根据用车需要，按车辆管理部门规定提前提交用车申请；

6.组织相关接待人员迎接、送行；

7.根据需要安排产品体验（如车辆试乘试驾)，提前联系相关部门落实和安排；

8.根据需要安排住宿，尽量引导或安排客人就近入住公司的协议酒店，如由公司付费，原则上安排入住公司招待所或公司协议酒店，如有特殊情况或其他要求，可根据领导指示安排；

9.根据需要安排用餐，一般情况下，根据客人的喜好和忌口情况，在公司内商务就餐地点安排商务套餐，如有特殊情况或其他需求，可根据客方要求及领导指示安排；

10.接待涉及展厅、厂区参观，须根据当地参观要求，联系协助接待部门提前申请，被参观点如有临时调整，需提前通知接待协助部门及时调整；

11.负责对接待实施过程中客方人员的衔接、督导及涉及的信息