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贸易物资采购管理制度

一、总则：

为了规范和有效管理贸易物资采购工作，提高采购工作效率，降低采购成本，建立并实施

本制度。本制度适用于单位内贸易物资采购工作。同时，本制度还包括对供应商的管理和

评估。

二、采购主体：

1、采购部门：负责组织实施单位内的贸易物资采购工作，统一管理采购活动。

2、采购人员：按照采购流程和规定，完成单位物资采购工作。

三、采购程序：

1、采购需求确认：

（1）采购部门根据生产、业务需要确定采购计划，并编制采购申请，明确采购物资的名

称、规格、数量、质量标准、采购期限等要求。

（2）采购部门根据采购需求确认单，核对信息，确保采购申请内容准确无误。

2、供应商信息采集与筛选：

（1）采购部门积极开展供应商信息的搜集、建档、更新、核实和分析，建立供应商库，

供应商的资质、信誉、服务质量、价格等方面进行评估。

（2）采购部门依据供应商库中供应商的情况，对符合要求的供应商进行筛选，确定参与

报价的供应商。

3、报价和比价：

（1）采购部门发出采购询价单，要求相关供应商在规定时间内提供报价。

（2）采购部门对供应商提供的报价进行比较分析，评估供应商的价格、服务、交货期等

情况，确定采购最终供应商。

4、合同签订：

（1）采购部门向最终供应商发送采购合同草案，并进行谈判。

（2）根据谈判结果，采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，保证采

购物资质量、交货期等。

5、物资验收与付款：

（1）采购部门按照合同约定的质量标准、数量标准对采购的物资进行验收。

（2）采购部门财务部门审核合同款项，按时支付供应商采购款项。

6、合同履行与维护：

（1）采购部门协助供应商履行合同义务，解决合同履行过程中的问题。

（2）采购部门对供应商的服务、物资质量等进行评估，建立供应商维护和管理体系。

注：以上采购程序的具体操作流程应根据实际情况进行适度调整。

四、采购政策和原则：

1、采购政策：

（1）采购倡导绿色采购，优先选择环保、节能、资源节约的物资。

（2）采购要求按照国家质量标准和相关法律法规的要求执行，保障采购物资的质量和安

全。

（3）采购推崇施行诚信原则，有关采购物资价格的行为要合理合法，不得出现价格歧视、

强买强卖、价格垄断等行为。

2、采购原则：

（1）公开、公平、公正、透明原则。

（2）合理性原则：合理选定供应商；合理采购价格；合理制定采购计划。

（3）诚实守信原则：供应商需信守承诺，严格按照合同履行义务。

（4）切实可行原则：采购需具备可操作性和实用性。

五、供应商管理：

1、供应商准入：

（1）采购部门按照相关原则对供应商进行审查，提出准入条件并建档。

（2）严格审核供应商资质、信誉等，评定供应商是否符合准入标准。

2、供应商评价：

（1）建立供应商考核评价体系，对供应商进行定期评估，评价供应商的服务质量、价格

水平、交货期等。

（2）对评价结果进行分类管理，根据供应商绩效等级确定不同管理措施。

3、供应商管理：

（1）与供应商建立长期合作关系，建立供应商档案，详细记录供应商的相关信息。

（2）定期与供应商进行沟通，及时处理供应商问题，保持合作的共同关注点。

4、供应商退出：

（1）供应商未达到准入标准或者合同履行不合格的，应根据制度规定进行供应商退出管

理。

（2）对不符合要求供应商的退出应建立数据记录，为今后的供应商管理提供参考。

六、质量管理：

1、采购质量管理：

（1）加强对采购物资质量的管控，确保采购物资符合质量标准。

（2）严格执行采购质量检验制度，提高质量检验水平。

2、采购物资质量异议处理：

（1）采购部门负责对采购物资质量问题进行调查，协调处理采购物资质量问题。

（2）对质量问题较大的采购供应商，需要及时与供应商进行协商解决。

七、采购成本管理

1、采购成本控制：

（1）提高物资采购效率，降低采购成本。

（2）采用多种方式降低采购成本，如节约物流成本、采用规模经济等方法。

2、采购成本评估：

（1）不定期对采购成本进行评估，寻找适合降低成本的方案和手段。

（2）及时总结经验，提高采购成本管理的水平。

八、法律法规遵循

1、采购行为符合法律法规的要求，不得进行涉嫌违法违规的采购活动。

2、采购部门严格遵守国家有关采购的法规和政策，确保采购行为合法合规。

九、监督与考核

1、内部监督：

（1）建立采购部门内部监督体系，对采购流程进行监督。