会议管理制度.doc

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会议管理制度

会议管理制度

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指引概况

指引目的

加强公司会议管理，合理安排会议，保证各类会议的正常、高效进行，并为公司会议决议的落实情况提供可供追溯的有效依据。

适用范围

适用于公司内部及外部召开的各类会议。

定义

无

指引主导部门

行政管理部

部门

指引中承担职责

行政管理分管领导

审批公司级会议纪要。

各部门分管领导

审批本部门组织召开的会议纪要。

行政管理部

负责会议室的管理；

负责公司级工作例会、公司级临时会议和公司员工大会的通知发送、预约会议室、组织会议签到、发放会议所需文件等；

负责会议纪要的整理和发送；

负责会议室的调度安排，提供必要的设备、服务，并负责会议室的日常管理。

各部门

组织本部门工作例会，并进行会议记录。

工作程序

会议室管理

各部门的会议提前向行政管理部申请填写会议申请单，服从统一安排，不得擅自占用会议室。

维护会议室的环境，禁止大声喧哗，爱护会议桌椅，非经许可不可将会议室内任何物品挪作他用。

会议结束后，行政管理部及时清整场地，将白板、纸杯和烟碟等清理干净。

会议分类

公司的会议按级别分为公司级会议和部门内部会议两类；按内容范围分为常规性会议、专题性会议和临时性会议三类。

公司的常规性会议有：总经理办公会议、工作计划协调会议。

专题性会议指：公司生产经营活动中，由一个部门牵头负责，由多个部门参与完成的相关业务工作会。

临时性会议指：因工作需要而召集的各种临时性会议。

会务管理

会议的安排及会议室的使用由行政管理部统一管理

公司级常规性会议根据公司相关会议通知文件按时召开。

公司级专题性会议由各职能部门提出并经分管领导批准后报行政管理部，由行政管理部经理统筹做好会议安排（需公司领导参加的会议，应事先征得公司领导的同意）。

部门级会议及部门内部的常规会议需使用会议室的，应在会议召开前1天报行政管理部，由行政管理部统筹安排；临时性会议需使用会议室的，应在会议前2小时报行政管理部，由行政管理部统筹安排。

行政管理部在会议开始前半小时应按会议标准要求做好会议室的各项会务安排，公司级会议及其它有特殊要求的会议应形成会议纪要。

会议组织者向行政管理部提交参加会议人员名单、会议开始时间、地点、会议主题（临时性会议除外）及会议结束时间后（一般情况下应填写《会议申请单》），行政管理部应在收到会议申请及时通知参会人员。

会议组织者应事先考虑是否安排工作餐，在《会议申请单》中写明，由行政管理部统一安排会议工作餐；未经行政管理部审批发生的工作餐不予以报销。

会议签到和会议纪律

会议签到：每次会议必须签到，负责召开会议的部门应做好签到手续。

会议纪律：

会议注意事项：

会议进行中，必须关闭手机或将手机调到静音或震动模式，且不能在会场内打电话、随意走动、聊天、抽烟，未经允许不能擅自离开会场。

所有参会人员应做好会前准备，认真阅读会议主题等相关会议资料，会议时应携带齐备相关资料，做好会议记录。

会议过程中，做好发言准备，发言简明扼要，避免与会议无关的话题。

会议组织人宣布休息或会议结束后，与会人员方可离开会场并将座椅放回原位。

会议考勤

参加会议的人员要提前到达会场

迟到者：

公司副总经理（总监）及以上人员每迟到1分钟罚款50元，以此类推；

部门经理及部门副经理每迟到1分钟罚款20元，以此类推；

主管及职员每迟到1分钟罚款10元，以此类推。

无故早退者

公司副总经理（总监）及以上人员每早退1分钟罚款50元，以此类推；

部门经理及部门副经理每早退1分钟罚款20元，以此类推；

主管及职员每早退1分钟罚款10元，以此类推。

（确因工作需要，须向会议主持人请假并经得同意后方可离开）。

无特殊情况不得请假，如确有特殊情况需请假者，应在会议召开1小时前向会议主持人请假并获准后方可缺席会议。否则按旷会处理：

公司副总经理（总监）及以上人员每次按1日工资罚款；

部门经理及部门副经理每次按1日工资罚款；

主管及职员每次按1日工资罚款。

会议的处罚由行政管理部出具《会议处罚通知单》，交至公司财务管理部，在被处罚人当月工资中体现。

会议纪要

各类会议应有专人负责会议记录；

会议记录人应协助会议主持人做好会议签到工作；

会议记录发放后由行政管理部做好存档工作。

会议决议的执行情况的追踪、检查

总经理办公会议的结果追踪检查由总经理秘书执行，其他会议的结果追踪检查由会议主持人指定人员执行。

支持性文件

HH-XZ-ZD004-01《会议申请单》

HH-XZ-ZD004-02《会议通知记录表》

HH-XZ-ZD004-03《会议签到表》

HH-XZ-ZD004-04《会议请假单》

HH-XZ-ZD004-05《会议处罚通知单》

HH-XZ