如何管理呼叫中心和客服工作质量-精 .pdf

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如何管理呼叫中心和客服工作质量-精

2020-12-12

【关键字】方案、建议、情况、方法、质量、模式、行动、计划、监控、运行、传统、地方、

作风、问题、系统、机制、有效、尽快、平衡、沟通、保持、提升、发展、建设、加深、建

立、制定、提出、发现、掌握、了解、研究、措施、支撑、准则、情绪、思想、精神、基础、

需要、环境、项目、资源、重点、体系、能力、制度、方式、办法、标准、水平、任务、速

度、关系、设置、汲取、分析、简化、调节、形成、丰富、推广、满足、管理、保证、服务、

指导、帮助、教育、解决、调整、改善、适应、提高、规范、有重点、中心、耐心、专业化、

针对性

在对呼叫中心的日常运行和管理中，我更加深切地体会到呼叫中心与其它传统的经营形式相

比而体现出的独特的运作风格。首先比较特别的地方是它的工作内容是随机而至的。工作来

的时候，是客户，而非呼叫中心的管理者在那儿发号施令：需要做些什么，需要做多少等等。

随机而至的工作量每年、每月、每天乃至每个小时都会有所不同，这就使得呼叫中心客服代

表在适当的时间内完成任务变得有些困难。曾经在我管理的呼叫中心就出现过这样一种现

象：因工作量太大，CSR必须连续工作十几天不休息而等到月底来累积补假。

再从客户的角度考虑，客户需要花费一定的时间等着与呼叫中心客服代表对话，一个好的服

务体系拥有相当数量的客服代表，以免因为客服代表人数不够而影响对客户的服务。一旦员

工数量不能适应顾客要求，劣质服务就会产生，源源不断的呼叫电话会造成服务水平大大地

下降。因为CSR在接到影响情绪的电话后，她需要一两分钟的时间缓冲和调节情绪，如果连

这点时间都不给她们，那么情绪的累积就会导致她们的服务质量急剧下降。

影响呼叫中心高效运营的另一个重要因素是费用。与几乎所有其它方式的经营不同，只要呼

叫中心一开门，它就得拿钱来支撑，不管它是不是在提供有效的服务。大量的硬件设施的投

入和软件设施的付出都是相当大的。经专业人士研究表明，呼叫中心电话开通后，劣质量的

服务比优质量的服务所需要的花费要大得多。

另外，呼叫中心系统的推广和发展，建立一种最优组合的专业化管理体系已经变得越来越重

要。目前在我们国家，建设呼叫中心的工作尚属起步阶段，我们可以选择国外成熟呼叫中心

的技术模式，同时再集中一批优秀员工到呼叫中心工作，但如何对这个系统、对这些员工进

行管理，这是摆在呼叫中心管理者面前的一个难题。

为此，作为呼叫中心的管理者必须建立起一项制度，规定出一套可靠，坚实的服务质量管理

体系，使管理者可以实时地、有重点、有针对性地对呼叫中心系统中的各种变化进行测评，

使呼叫中心高效经济地运营。我曾经阅读过大量的国内外呼叫中心的书籍，试图从中汲取更

多的专业知识以提升我的管理水平和整个呼叫中心的运营水平。另外，我在实践中也发现，

国外的成功经验还是非常需要我们在实践中进行不断的修订和整改才会适应自己管理和运

作的呼叫中心。

今天，呼叫中心对管理的要求，已完全不能停留在凭感觉管理的阶段。科学技术的飞速发展，

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已使得今天的呼叫中心能够很容易地找到丰富的数据资料，这些数据可以组成十分有用的标

准规范，并用专业化的软件包组织成各种图示和表格，使他们成为呼叫中心管理者做出决策

的依据。只有这样，才能够使呼叫中心更有效地满足客户的要求，并使呼叫中心的工作更加

富有成效。

为此，很多专家也提出了呼叫中心数字化管理的概念，所谓呼叫中心数字化管理，是指我们

可以根据呼叫中心现有系统如交换机(PBX)、自动呼叫分配系统(ACD)、交互式语音应答系统

(IVR)、计算机电话集成系(CTI)、客户关系管理系统(CRM)等，获得大量方便易得的管理数

据，从中选择出那些合乎标准的信息，建立起呼叫中心的信息反馈和管理控制机制，将一个

常见的呼叫中心的复杂运作简化为标准指标及规范，这些规范一定要能长久地测评、记录和

跟踪，同时将它们有机地结合起来，形成具有行动指导意义的报告，并及时地传送给相关负

责人，以便采取措施提高电话服务的真切感，打动客户。

比如说，这个月的呼叫放弃率上升了，这是什么原因呢?要采取些什么措施吗?客服代表的通

话时间下降了2%，这是否又该采取相应的行动?如果是，那么该由谁来采取，采取什么样的

行动?我在管理过程中经常去现场提取相关数据进行剖析，同时及时找现场管理者来开会讨

论如何尽快地解决问题，同时尽快地提出改善方案