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回款管理制度

第一章总则

为加强公司回款管理，提升资金周转效率，保障企业财务安全，根据国家及行业相关法规、政策，结合公司实际情况，特制定本回款管理制度。回款管理制度旨在规范回款流程，明确责任分工，确保回款及时、准确，提高资金使用效率，为公司持续发展提供有力支持。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有部门、员工及涉及回款的外部合作伙伴。包括但不限于销售部门、财务部门、客户服务部门及其他相关职能部门。在回款管理过程中，所有人员须遵循本制度的相关规定。

第三章制度目标

1.确保回款过程的透明性和合规性，提高客户满意度，维护公司形象。

2.明确各部门在回款管理中的职责，形成高效的协作机制。

3.规范回款流程，缩短回款周期，降低资金占用成本。

4.建立回款风险防范机制，降低坏账损失。

第四章管理规范

4.1回款责任分工

1.销售部门：

负责与客户签订合同，明确付款条款。

跟踪客户付款进度，及时与客户沟通，催收款项。

2.财务部门：

负责回款的登记、核对及账务处理。

对客户付款信息进行审核，确保数据准确。

3.客户服务部门：

负责处理客户关于回款的咨询和投诉，维护客户关系。

4.管理层：

定期对回款情况进行分析，评估回款效率，提出改进建议。

4.2回款流程规范

1.合同签署：

所有销售合同必须经过法律审核，明确付款条款及违约责任。

2.发货与开票：

货物发出后，及时开具发票，确保发票内容与合同一致。

发票应在发货后5个工作日内寄送至客户。

3.回款催收：

在付款到期前7天，由销售部门主动与客户联系，确认付款安排。

到期后如未收到款项，销售部门应在1个工作日内进行催收。

4.款项核对：

财务部门在收到款项后，应立即进行登记，并与银行对账，确保信息一致。

如发现款项差异，应及时与销售部门及客户沟通，查明原因。

5.坏账处理：

对于逾期未收款项，销售部门应在3个月内进行初步催收，仍未回款的，需填写《坏账报告》，提交管理层审核。

经管理层批准后，依据公司财务政策进行坏账处理。

4.3回款记录管理

1.回款记录的保存：

财务部门应保存所有回款记录，包括发票、银行回单、客户付款确认信等，保留期限不少于5年。

2.回款数据分析：

每季度财务部门应对回款情况进行统计分析，形成报告，提交管理层审阅。

第五章监督机制

5.1监督职责

1.内部审计：

公司内部审计部门应定期对回款管理制度的执行情况进行审查，确保各项流程的合规性和有效性。

2.反馈机制：

各部门应定期反馈回款管理中遇到的问题，及时提出改进意见。

5.2违规处理

1.责任追究：

对于未按制度执行的责任人，视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解雇等。

2.定期评估：

每半年对回款管理制度进行评估，依据评估结果对制度进行修订和完善。

第六章附则

本制度由财务部门负责解释，并根据公司发展及外部环境变化进行适时修订。自发布之日起实施，所有员工必须遵守。

结语

通过建立科学、规范的回款管理制度，公司将大大提升回款效率，减少资金占用，提高财务安全性，最终实现公司的可持续发展。这一制度不仅是对回款流程的规范，更是对公司财务健康的重要保障。希望各部门能够积极配合，共同维护回款管理的顺畅执行。