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软件正版化经费预算制度

第一章总则

为规范软件正版化经费的预算和使用，确保公司在软件采购、使用过程中的合规性与合理性，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，制定本制度。软件正版化不仅是提升公司信息化水平的重要措施，也是确保公司合法运营的重要保障。

第二章制度目标

本制度的主要目标包括：

1.保障合规性：确保公司在软件使用上符合国家法律法规及行业标准，避免因软件盗版而产生的法律风险。

2.合理预算：规范软件正版化经费的预算编制，提高经费使用的透明度和合理性。

3.有效管理：通过制定详细的预算管理流程，实现对软件正版化经费的有效监督和管理。

4.提升意识：增强全体员工对软件正版化重要性的认识，营造良好的软件使用环境。

第三章适用范围

本制度适用于公司所有部门在软件采购、使用及预算编制过程中。所有涉及软件采购和使用的员工及管理人员均需遵守本制度。

第四章法规依据

本制度的制定依据包括但不限于以下法律法规：

1.《中华人民共和国著作权法》

2.《计算机软件保护条例》

3.《企业会计准则》

4.《财政部关于进一步加强软件正版化工作的通知》

第五章预算规范

5.1预算编制

1.预算编制时间：每年年底前，各部门需根据软件使用需求，提前编制下一年度的软件正版化经费预算。

2.预算内容：预算需包括软件采购费用、维护费用、培训费用等，具体包括但不限于：

-软件购置费

-许可证续费

-软件维护及升级费用

-员工培训费用

5.2预算审批

1.预算审核：各部门需将编制的预算报送财务部门审核，财务部门应根据公司整体财务状况及部门需求进行合理性审核。

2.预算批准：经审核通过的预算需提交公司管理层进行最终审批。

5.3预算调整

1.调整申请：如因特殊情况需要调整预算，部门需提交调整申请，包括调整理由及调整后的预算内容。

2.审批流程：调整申请需经过财务部门审核，最后报公司管理层批准。

第六章操作流程

6.1软件采购流程

1.需求提出：各部门需提前提出软件采购需求，填写《软件采购申请表》。

2.市场调研：财务部门负责对市场进行调研，了解软件市场的价格和技术支持情况。

3.采购审批：经过市场调研后，财务部门将采购方案提交公司管理层审批。

4.合同签署：采购方案批准后，由财务部门与软件供应商签署合同，并对合同内容进行审核。

6.2软件使用管理

1.软件登记：所有采购的软件需进行登记，建立《软件使用登记表》，包括软件名称、版本、使用部门、使用人员、许可证编号等信息。

2.定期检查：财务部门需定期对软件使用情况进行检查，确保所有使用的软件均为正版。

6.3经费使用管理

1.经费申请：各部门需根据预算申请使用经费，填写《软件正版化经费申请表》。

2.费用报销：经费使用后，需及时报销，填写《费用报销申请表》，并附上相应的发票和合同。

3.报销审核：财务部门需对报销申请进行审核，确保真实性和合规性。

第七章监督机制

7.1监督责任

1.财务部门：负责对软件正版化经费的使用情况进行监督，确保所有支出符合预算。

2.各部门管理人员：负责对本部门软件使用情况的监督，确保员工遵守软件使用规范。

7.2反馈机制

1.定期汇报：各部门需定期向财务部门汇报软件使用情况及经费使用情况。

2.问题反馈：如在软件使用过程中发现问题，需及时向财务部门反馈，并提出解决方案。

第八章附则

1.制度解释：本制度由财务部门负责解释。

2.生效日期：本制度自颁布之日起生效。

3.修订流程：本制度如需修订，需由财务部门提出修订建议，经公司管理层审核批准后方可实施。

通过本制度的实施，旨在规范软件正版化经费的预算管理，提高资金使用效率，确保公司在软件使用上的合规性，进一步促进公司信息化建设的健康发展。