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会计档案管理制度

一、会计档案管理制度

第一条为了加强会计档案管理，特制订本管理制度。

第二条企业的会计档案包括：会计凭证、会计帐薄、会计报告、查账报告、验资报告、

财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其他重要文件，如合同等各种会计资料。

第三条会计档案的保存。

(1)财务科应有专人负责保存会计档案，定期将财务科归档的会计资料，按类别，

按顺序立卷登记。

(2)会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类。

(3)会计档案保管期限满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经主管

审查，总经理批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁活册。销毁时应由行政

总务科、财务科有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。

第四条会计档案的借用。

(1)财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定及时归还，若要查阅入库档

案，必须办理有关借用手续。

(2)企业各科室若因公需要查阅会计档案时，必须经总经理批准，经财务科主管同

意，方能由档案管理人员接待查阅。

(3)外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务科主管同意

后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单

位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。

(4)会计档案一般部得带出室外，如有特殊情况需带出室外复制时，必须经财务科

主管批准，并限期归还。

第五条由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要移交时，需办理交

接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

附：会计档案保管期限

(1)会计凭证类：

②原始凭证、记账凭证15年。涉及外来和对私改造的会计凭证永久保存。

②银行存款余额调节表3年。

(2)会计帐薄类：

②日记账15年。其中：现金和银行存款日记账25年。

②明细账、总账、辅助账15年。

③涉及外来和对私改造的会计帐薄永久保存。

(3)会计报表类：

②主要财务指标报表3年。

②月度、季度会计报表15年。

③年度会计报表永久保存0

⑷其他类：

会计档案保管活册及销毁活册25年。

②财务成本计划3年。

③主要财务会计文件、合同、协议永久保存。

二、会计电算化系统会计档案管理制度

第一条现金记账凭证及日记帐的输出保管。

现金收付业务要做到当日业务当日活。现金记账凭证一律由专职会计人员手工做记账

凭证，审核无误后当日打印出现金日记帐贞，审核后交现金出纳人员核对现金库存，相符

后出纳人员及主管负责人在帐贞上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金

日记帐顺序装订成册，加盖封印妥为保管。

第二条银行记账凭证、账册的输出与保管。

银行记账凭证分机制凭证和手编记账凭证两种。有关财务人员必须及时把经审核无误

的凭证，当日打印出银行日记帐，以保证银行出纳人员当日业务当日活。银行帐贞经出纳

人员审核无误后，出纳人员和主管会计签字盖章，按日装订成册,年终将各月银行日记帐顺

序装订成册，并加盖封印，妥为保管。现金、银行记账凭证可采取汇总的方式，装订成册，

妥为保管。

第三条转帐凭证的输入、输出与保管。

转账凭证包括机制凭证和手编记账凭证两种，有关会计人员应及时将审核无误的原

始凭证或手编记账凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并与手编记

账凭证同样装订成册。妥为保管。

第四条科目汇总表、账薄打印时间。

(1)现金、银行日记账每天打印。

(2)银行余额调整表每月打印一次。

(3)总分类帐和各种明细分类账每月打印一次。

(4)现金、银行存款、转账记账凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记账凭

证一起装订。

(5)会计报表、计算表、分析表、按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审

核无误后签字生效。

第五条其他。

由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输

出的帐页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。

第六条数据备份管理，由于会计核算的重要性，必须经常进行备份工作。

第七条在日常工作中，准备三套软盘循环使