档案管理办法.docx

[单位名称]档案管理办法

一、总则

为加强本单位档案管理工作，有效地保护和利用档案，提高档案管理的规范化、科学化水平，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本办法。本办法适用于本单位各类档案的管理活动，包括但不限于文书档案、人事档案、财务档案、业务档案等。

二、档案管理机构与职责

（一）档案管理领导小组

成立由单位主要领导任组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组，负责统筹规划、协调指导本单位的档案管理工作，制定档案工作的发展规划、规章制度，研究解决档案工作中的重大问题。

（二）综合档案室

设立综合档案室，作为本单位档案管理的专门机构，负责集中统一管理本单位的各类档案。其主要职责包括：

1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理的各项规章制度，并组织实施。

2.负责本单位各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

3.对本单位各部门的档案工作进行监督、指导和检查，协助各部门做好文件材料的收集、整理和归档工作。

4.开展档案宣传、培训和教育活动，提高本单位员工的档案意识和档案业务水平。

5.按照国家有关规定，做好档案的移交和接收工作，定期向同级国家综合档案馆移交具有永久保存价值的档案。

（三）档案工作人员

配备政治素质高、业务能力强、具备档案专业知识和技能的专职档案工作人员，并保持相对稳定。档案工作人员的主要职责包括：

1.认真贯彻执行档案工作的法律法规和规章制度，严格遵守档案工作纪律，保守档案秘密。

2.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等具体业务工作，确保档案工作的规范化、标准化。

3.对本单位各部门的文件材料归档工作进行业务指导，督促各部门及时归档文件材料。

4.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为单位的各项工作提供优质的档案服务。

5.定期检查档案保管状况，做好档案的安全防护工作，发现问题及时报告并采取有效措施进行处理。

三、档案的收集与整理

（一）档案收集范围

1.文书档案：本单位在行政管理活动中形成的各类文件材料，包括决议、决定、命令、指示、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、工作总结、统计报表等。

2.人事档案：本单位员工的个人履历、自传、鉴定、考核、奖惩、任免、工资、职称、入党入团等材料。

3.财务档案：本单位在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报表、财务审计报告等材料。

4.业务档案：本单位在开展业务活动中形成的与业务相关的文件材料，如项目立项、审批、实施、验收等过程中形成的文件材料，客户资料、合同协议、技术文件、科研成果等。

5.其他档案：本单位在基建、设备购置、声像、实物等方面形成的具有保存价值的文件材料。

（二）档案收集时间

1.文书档案：各部门应在文件材料办理完毕后的次年上半年完成归档工作。

2.人事档案：员工个人材料应在形成后及时归档；员工离职后，其人事档案应在离职手续办理完毕后的一个月内整理归档。

3.财务档案：会计凭证应在年度终了后三个月内整理归档；会计账簿、财务报表应在年度终了后一年内整理归档。

4.业务档案：根据业务工作的特点和实际情况，由各业务部门确定具体的归档时间，但一般应在业务项目结束后三个月内完成归档工作。

（三）档案整理要求

1.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于档案的保管和利用。

2.档案分类应科学合理，根据本单位档案的种类和内容，制定统一的分类方案。一般可采用年度-机构-保管期限、年度-问题-保管期限等分类方法。

3.档案编号应规范统一，按照分类方案和编号规则，对每一份档案进行编号，确保编号的唯一性和系统性。

4.档案装订应整齐牢固，采用符合档案保护要求的装订材料和装订方式，防止档案文件的散失和损坏。

5.档案目录应编制准确、完整，包括案卷目录、卷内文件目录等，以便于档案的检索和查询。

四、档案的保管与保护

（一）档案保管设施

综合档案室应配备必要的档案保管设施设备，包括档案库房、档案柜架、防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防鼠、防高温、防强光等设施设备，确保档案的安全保管。档案库房应符合国家有关档案库房建设的标准和规范，具备良好的密封性和隔热性，保持适宜的温湿度环境。

（二）档案保管制度

1.档案保管应建立严格的登记制度，对档案的接收、移出、借阅、归还等情况进行详细登记，做到账物相符。

2.档案库房应实行专人管理，非档案工作人员未经许可不得擅自进入档案库房。

3.定期对档案保管状况进行检查，发现问题及时采取措施进行处理，如修复破损档案、调整温湿度、更换防虫防霉药物等。

4.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、异地存放