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电器设备公司合同付款管理办法

一、总则

为规范公司合同付款流程，确保资金安全、合理使用，提高资金使用效率，特制定本管理办法。本办法适用于公司所有涉及电器设备采购、销售、服务等业务合同的付款管理。

二、职责分工

（一）采购部门

1.负责依据合同约定及业务需求，填写付款申请单，并提供相关合同文本、验收报告、发票等付款依据。

2.跟进合同执行进度，及时与供应商沟通协调，处理合同执行过程中的问题，确保付款条件具备。

（二）销售部门

1.对于涉及销售返利、退款等付款业务，负责审核相关业务的真实性、合规性，提供客户销售合同、返利政策文件、退款申请等资料，并填写付款申请单。

2.协助财务部门与客户沟通款项事宜，及时反馈客户信息。

（三）财务部门

1.负责审核付款申请单及所附资料的完整性、准确性、合规性，包括合同条款、金额计算、发票真伪等。

2.根据公司资金状况安排付款计划，合理调配资金，确保公司资金链的稳定。

3.办理付款手续，按照财务制度和审批流程进行资金支付，并及时登记账务。

（四）法务部门

1.对合同付款相关条款进行法律审查，确保合同付款约定符合法律法规要求，防范法律风险。

2.在合同付款纠纷处理中提供法律支持和专业意见。

（五）管理层

1.负责审批重大合同付款申请，根据公司战略、财务状况等综合因素做出决策。

2.监督合同付款管理流程的执行情况，对出现的问题及时提出整改要求。

三、付款申请流程

1.**付款申请提交**：业务部门在合同约定的付款期限前，根据实际业务进展情况填写《付款申请单》。申请单应详细填写合同编号、供应商或客户名称、付款金额、付款用途、付款方式、收款账号等信息，并附上与付款相关的合同文本、验收报告、发票、对账单等原始凭证。

2.**部门审核**：业务部门负责人对付款申请的真实性、合理性进行审核，确认付款事项符合合同约定及公司业务需求，签字确认后提交给财务部门。

3.**财务审核**：财务部门收到付款申请后，对申请单及所附资料进行全面审核。重点审核合同条款与付款申请的一致性、发票的合规性与真实性、付款金额的准确性、账务处理的正确性以及公司资金状况是否允许本次付款等。如发现问题或资料不全，及时与业务部门沟通并要求补充或更正。财务审核无误后，财务负责人签字确认。

4.**法务审查（如有需要）**：对于涉及重大法律风险或法律条款复杂的合同付款，财务部门审核后提交法务部门进行法律审查。法务部门审查付款事项是否存在法律漏洞、法律风险，以及合同付款条款的执行是否符合法律规定，出具法律审查意见并签字。

5.**管理层审批**：根据公司审批权限，金额较小的常规付款由分管领导审批；金额较大或涉及重大项目、战略决策的付款申请，需提交总经理或董事会审批。管理层根据公司整体战略、财务状况、业务需求等综合考虑，对付款申请做出批准或否决决定，并在付款申请单上签字确认。

四、付款方式与时间

1.**付款方式**：公司合同付款方式应遵循安全、便捷、经济的原则，优先选择银行转账、电汇等电子支付方式，减少现金支付。对于特殊情况需要采用支票、汇票等支付方式的，应严格按照相关财务规定办理手续，确保票据的安全传递和兑现。

2.**付款时间**：财务部门应在收到经审批通过的付款申请单及完整付款资料后的规定工作日内安排付款。对于紧急付款事项，经管理层特批后可加快办理。原则上，应避免提前或逾期付款，严格按照合同约定的付款时间执行，维护公司良好的商业信誉。

五、发票管理

1.业务部门在申请付款前，必须确保已收到合法有效的发票。发票内容应与合同约定的货物或服务内容、金额一致，发票抬头应为公司全称，税号、地址、电话等信息准确无误。

2.财务部门负责对发票进行真伪查验和合规性审核，如发现发票存在问题，应及时通知业务部门与供应商或客户沟通更换发票。对于虚假发票或不合规发票，财务部门有权拒绝付款，并追究相关人员责任。

3.发票应按照财务规定进行妥善保管和存档，建立发票台账，记录发票的取得、使用、认证、抵扣等情况，便于财务核算和税务申报。

六、账务处理

1.财务部门在完成付款后，应及时进行账务处理，按照会计准则和公司财务制度，准确记录付款业务的相关会计科目、借贷方向、金额等信息，确保账务数据的真实性、准确性和完整性。

2.定期对合同付款账务进行核对和清理，与业务部门、供应商或客户进行账务对账，及时发现和解决账务差异问题，保证公司财务数据与业务实际情况相符。

七、监督与审计

1.公司内部审计部门定期对合同付款管理流程进行审计监督，检查付款申请的审批流程是否合规、付款依据是否充分、资金支付是否安全、账务处理是否正确等。对审计发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

2.管理层应加强对合同付款管理工作的日