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基于人工智能的档案管理效率提升研究

文/中铁第五勘察设计院集团有限公司杨刈奇

【摘要】本研究探讨了人工智能在档案管理中的应用及其对效率提升策略。通过分析自动化分类与索

引、智能检索与推荐、数据挖掘与预测分析、数据安全与隐私保护以及辅助决策与战略规划五方面的应用，提

出了基于人工智能的档案管理效率提升策略，包括智能化分类与索引、预测性档案管理、自动化档案整理与修

复以及智能辅助决策。最后，以北京国图档案管理升级为案例，展示了人工智能在档案管理效率提升中的实际

应用和成效。

【关键词】人工智能；档案管理；效率提升；自动化分类；案例分析

随着信息技术的飞速发展，档案管理面临着前所未自动检索和推荐相关的学术论文、研究报告等，不仅提

有的挑战与机遇。传统的档案管理方式已难以满足日益高了检索效率，还能帮助用户发现更多相关的资料。

增长的数据量和复杂的管理需求。因此，将人工智能技（三）数据挖掘与预测分析。人工智能可以通过

术应用于档案管理领域，以提升管理效率和质量，已成大数据分析技术对档案数据进行深度挖掘，发现隐藏的

为档案管理领域的研究热点。人工智能以其强大的数据模式和趋势，为决策提供有力的支持。在医院档案管理

处理能力和智能化决策支持，为档案管理带来了革命性中，人工智能可以对病历数据进行挖掘和分析，发现某

的变革。通过自动化分类与索引、智能检索与推荐、数种疾病的发病趋势、患者年龄分布等信息。这些信息可

据挖掘与预测分析等技术手段，人工智能能够极大地提以为医院管理层提供有价值的参考，帮助他们制定有针

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高档案管理的效率和准确性。同时，人工智能在数据安对性的健康教育和预防措施。

全与隐私保护以及辅助决策与战略规划方面也发挥着重（四）数据安全与隐私保护。随着档案信息的不

要作用，为档案管理的全面升级提供了有力支持。断增加，数据安全和隐私保护变得尤为重要。人工智能

一、人工智能在档案管理中的应用分析技术可以通过加密、入侵检测和数据泄露预防机制等手

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段，确保档案信息的安全性和保密性。在金融领域，

（一）自动化分类与索引。传统档案分类和索引工

档案管理涉及大量的客户信息和交易数据。使用人工智

作通常由人工完成，耗时且易出错。人工智能通过机器

能技术，档案管理系统可以自动对敏感信息进行加密处

学习和图像识别技术，能够自动处理和分析档案内容，

理，并实时监控任何异常访问行为。一旦发生潜在的数

准确地进行分类和索引。假设一个大型企业每年产生数

据泄露风险，系统可以立即发出警报并采取相应的措

千份合同文档，需要按照合同类型、日期和客户等信息

施，确保客户信息和交易数据的安全。

进行分类和索引。使用人工智能技术，这些文档可以自

（五）辅助决策与战略规划。人工智能不仅可以处

动上传至档案管理系统，并通过OCR（光学字符识别）

理和分析档案数据，还可以为档案管理机构提供决策支

技术提取文本信息，再由机器学习算法进行分类。大大

减少了人工分类的工作量，并提高了分类的准确性。持和战略规划建议。一个博物馆拥有丰富的文物档案，

（二）智能检索与推荐。人工智能通过自然语言处但如