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非营利组织捐赠者信息采集制度

第一章总则

为加强对捐赠者信息的管理，提高非营利组织的透明度和公信力，促进捐赠者与组织之间的良好互动，特制定本制度。捐赠者信息采集制度是本组织在开展募捐活动、管理捐赠者关系、进行后续沟通与反馈的重要依据。通过规范捐赠者信息的采集、使用和管理，确保捐赠活动的合法性、有效性以及持续性。

第二章适用范围

本制度适用于本组织所有参与捐赠活动的员工及志愿者，涵盖捐赠者信息的收集、存储、使用及保密等各个环节。所有涉及捐赠者信息的活动均应遵循本制度的相关规定，确保信息采集的真实性和合法性。

第三章管理规范

捐赠者信息的采集应遵循以下原则：

1.自愿原则：捐赠者的信息采集应基于自愿，未经捐赠者同意，不得强制要求提供个人信息。

2.合法原则：采集的信息必须符合国家相关法律法规及组织内部政策，确保信息采集的合法性。

3.有限原则：仅收集与捐赠活动相关的信息，不得收集与捐赠者个人无关的敏感信息。

4.安全原则：对收集到的信息采取必要的安全措施，防止信息泄露或滥用。

第四章信息采集流程

捐赠者信息的采集流程分为以下几个步骤：

1.信息收集

在捐赠活动中，负责的工作人员需向捐赠者说明信息收集的目的及用途，并提供必要的说明。信息采集内容包括但不限于捐赠者姓名、联系方式、地址、捐赠金额及捐赠时间等。

2.信息录入

收集到的信息应及时录入信息管理系统，确保信息的准确性和完整性。信息录入人员应对信息进行核对，确保无误后方可存档。

3.信息存储

所有捐赠者信息需存储在组织指定的信息管理系统中，确保信息的安全性和可靠性。系统应具备定期备份和数据恢复功能，以防数据丢失。

4.信息更新

捐赠者信息如有变更，需及时更新。更新信息的责任由信息管理部门负责，确保所有信息保持最新状态。

第五章信息使用规定

捐赠者信息的使用应遵循以下规定：

1.信息用途限于组织内部相关业务，包括捐赠者感谢信、活动邀请、反馈报告等。

2.在使用捐赠者信息进行宣传或推广活动前，需获得捐赠者的明确同意。

3.对于需要与第三方共享捐赠者信息的情况，须在确保合法合规的前提下，提前告知捐赠者，并获得其授权。

4.定期对捐赠者信息的使用情况进行审查，确保信息使用的合规性。

第六章信息保密与安全

捐赠者信息的保密性至关重要，组织应采取以下措施确保信息安全：

1.限制访问权限，只有授权的工作人员可以访问捐赠者信息。

2.定期对信息管理系统进行安全检查，及时修复系统漏洞，防止信息泄露。

3.所有涉及捐赠者信息的纸质文档应妥善保管，避免随意丢弃或泄露。

4.对于不再需要的捐赠者信息，应按照相关规定进行安全销毁，确保信息不被恢复。

第七章监督与评估

为确保制度的有效实施，组织应建立监督与评估机制：

1.设立专门的监督小组，定期对捐赠者信息采集及使用情况进行检查，发现问题及时整改。

2.定期评估信息管理系统的使用效果，并根据实际需要进行优化与调整。

3.收集捐赠者的反馈意见，了解信息采集及使用过程中的不足，持续改进制度。

附则

通过建立健全的捐赠者信息采集制度，非营利组织能够更好地维护捐赠者权益，提升组织的公信力与透明度，促进与捐赠者的互动与沟通，最终实现组织的可持续发展。