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工程资料及档案管理制度

第一章总则

为加强工程资料及档案的管理，确保工程文件的完整性、安全性和有效利用，根据国家相关法规、行业标准及公司内部规范，特制定本制度。工程资料及档案是记录工程进展、质量管理、合同履行等重要信息的基础，是项目管理、决策支持及质量追溯的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有工程项目及相关部门，涵盖工程资料的收集、归档、保管、查阅、借用、转递等全过程。所有员工及外部相关人员须遵守本制度。

第三章目标

1.确保工程资料的系统化、标准化管理，提高资料的利用效率。

2.保障工程档案的安全性与保密性，防止信息泄露。

3.为项目管理提供准确、可靠的资料支持，确保工程质量与进度的有效监控。

4.规范档案的归档、查阅、借用及转递流程，提升管理水平。

第四章管理规范

4.1工程资料的收集与归档

1.资料收集

各项目部门应积极收集与工程相关的各类资料，包括但不限于：

-项目立项文件

-合同及补充协议

-设计图纸及变更记录

-施工记录、质量检验报告

-会议纪要与沟通记录

-相关法律法规及标准

2.归档要求

所有收集的资料需按照以下要求进行归档：

-资料必须完整、真实、有效，字迹清晰，内容无遗漏。

-资料需按类别、时间顺序整理，建立清晰的目录。

-归档资料须由项目负责人审核，确保符合归档标准。

4.2档案的保管

1.保管责任

各项目经理对本项目的档案保管负主要责任，确保档案安全完整。

2.存放环境

档案库房应符合防潮、防火、防盗等要求，设有专人负责日常管理。

-档案需存放于专用档案柜中，并定期进行检查。

-重要及机密档案需采取加密措施，限制访问权限。

4.3档案的查阅与借用

1.查阅流程

任何人员查阅档案需提前填写查阅申请表，说明查阅目的，提交至项目经理审核。

-项目经理批准后，由档案管理人员陪同查阅。

-查阅过程中不得对档案进行涂改、圈划或损坏。

2.借用流程

档案原则上不外借，特殊情况需外借时，需经公司高层领导批准。

-借用人需填写借用登记表，注明借用时间及用途，借用期不得超过三天。

-借用后必须按时归还，并进行完整性检查。

4.4档案的转递

1.转递要求

档案转递需填写转递通知单，明确转递目的、接收单位及签收人。

-转递过程中需密封档案，禁止个人携带。

-转递档案需通过机要途径进行，确保信息安全。

2.接收确认

接收单位收到转递档案后，应及时核对资料的完整性，并在转递通知单上签字确认。

第五章监督机制

5.1监督责任

公司设立档案管理监督小组，负责对各项目档案的管理情况进行定期检查。

-检查内容包括档案的收集、整理、保管、查阅及借用等情况。

-对存在问题的项目，提出整改意见，并限期落实。

5.2记录与反馈

1.记录制度

各项目需建立档案管理记录，包括收集、归档、查阅、借用及转递等情况，确保有据可查。

2.反馈机制

建立档案管理反馈机制，员工可对档案管理提出意见或建议，监督小组定期汇总反馈信息，并对管理制度进行优化。

第六章附则

1.本制度由公司档案管理部门负责解释，自颁布之日起实施。

3.为确保制度的有效实施，建议每年进行一次全面评估，必要时进行修订。

总结

本制度旨在通过系统化、规范化的管理，提升工程资料及档案的管理水平，确保信息的安全与可靠，为公司工程项目的顺利实施提供全方位的支持。所有员工应增强档案管理意识，共同维护档案的安全与完整性。