办公用品管理指引.docx

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办公用品管理作业指引

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流程目的

为促进公司办公用品管理的规范化和制度化，合理控制办公费用支出，特制定本流程。

适用范围

本流程适用于公司办公用品采购、发放等管理工作。

术语/定义

无

表单模板

《办公用品申购单》

活动描述

办公用品定义

办公用品，主要包括：

个人消耗品类：中性笔、笔芯、铅笔、橡皮、荧光笔、白板笔、皮革本、告示贴、百事贴、修正带、涂改液、订书钉、曲别针、大头针、黑色燕尾夹、固体胶、液体胶、透明胶、宽胶带、双面胶等；

文件夹/册/盒类：30（60）页资料册、单（双）弹簧文件夹、双孔文件夹、抽杆夹、纽扣文件袋、网纹袋、三栏书立、三层资料架、文件筐、塑料档案盒、牛皮纸档案袋（盒）；

纸类；A3复印纸、A4复印纸等；

其他用品类：装订胶片、装订条、起钉器、打孔机、订书机、印台、印油、电池、纸篓、计算器、电话、接线板、名片夹、壁纸刀、直尺、剪刀等；

办公用品管理

办公用品的申购

对日常使用的办公用品，由各部门办公用品申领专员于每月末收集、整理部门人员办公用品需求，形成部门月度《办公用品申购单》，并及时提交至人力行政部/综合管理部，该申购单需经过部门负责人审核。下属公司各部门的办公用品申购提交至下属公司综合管理部。

人力行政部/综合管理部汇总、整理各部门办公用品需求，结合库存情况及消耗水平，拟订采购计划，经部门负责人审批同意后实施采购。在拟订采购计划时，既要保证供应，又要防止物品积压；

对特殊需要的办公用品，由各需求部门提出采购申请，注明需求原因和时间要求，经部门负责人签字后报人力行政部/综合管理部。人力行政部/综合管理部在对各需求部门采购申请进行汇总整理后拟订采购计划，经部门责人、分管高管审批同意后实施采购。

办公用品的采购

办公用品由人力行政部/综合管理部统一实施采购，按照通用类供应商选择管理流程实施；

人力行政部/综合管理部采购人员应严格遵守职业道德，及时了解市场商品信息，选择对口适用、质量可靠、价格合理的办公用品，降低支出；

人力行政部/综合管理部采购人员每月末将经审批后的办公用品采购计划发至供应商，由供应商在规定时间内供货。

办公用品的入库与保管

对供应商供应的办公用品，人力行政部/综合管理部应认真清点检查、照单验收，对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续；

对符合要求的办公用品，人力行政部/综合管理部应及时登记入册、入库管理，按照类别、品种整齐摆放，并定期检查，防止损坏、变质、变形；

办公用品的领用

各部门办公用品由申领专员负责领取，在接到人力行政部/综合管理部通知领取办公用品后，及时向人力行政部/综合管理部领取办公用品。领取时清点明确，并配合人力行政部/综合管理部做好登记手续；

每月根据办公用品申请计划领取办公用品后，原则上在下次申请办公用品前不允许再向人力行政部/综合管理部临时申领办公用品；如遇特殊情况确需申领的，须由部门负责人审核，并配合人力行政部/综合管理部做好登记，计入个人办公用品累计台账；

任何部门和个人不得私自占有、损坏各类办公用品。办公用品若遗失或被人为损坏，责任人应照价赔偿；

离职时，地产总部离职员工应将办公用品交接至人力行政部。下属公司离职员工应将办公用品交接至下属公司综合管理部。

办公用品的费用核算

各部门、下属公司应按核定的办公用品费用定额标准申请采购、领取办公用品。因特殊情况需在核定标准之外增加费用的，应以书面形式提出申请，经人力行政部/综合管理部负责人审核后，报请人力行政分管高管/综合管理分管高管审批：

人力行政部/综合管理部应建立办公用品管理台账，核算各部门领取的办公用品，于每季末作出季度办公用品费用情况报告。