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合同编码管理办法

第一条目的和原则

a.合同编码管理的目的

①为确保合同管理的规范性和科学性，建立合理的编码体系。

②通过明确合同编码规则，增强合同的可追溯性和管理的便捷性。

③使合同管理工作更加标准化，提高工作效率，降低管理风险。

④便于在合同执行过程中对合同进行查询和分类管理。

b.编码管理原则

①合同编码应符合简洁性原则，易于理解和记忆。

②合同编码应具有唯一性，避免重复和混乱。

③编码应便于扩展，能够适应未来合同数量增长的需要。

④编码应具有逻辑性，各部分组成应符合合同类别和合同内容的实际情况。

c.编码的统一性

①各部门在编码时应遵循统一的规则，确保跨部门管理的兼容性。

②编码规则应在公司内部进行统一培训和推广，以保证一致性。

③合同编码的维护和更新工作应有专人负责，防止出现管理漏洞。

④定期检查和修订编码规则，确保其适应企业发展和管理需求的变化。

第二条合同编码结构

a.编码的基本结构

①合同编码由多个部分组成，每个部分代表不同的合同属性。

②编码的主要组成部分包括：合同类别代码、年份、合同序号等。

③合同类别代码代表合同的性质，如采购合同、服务合同、销售合同等。

④合同序号由年度和顺序号组成，确保每一份合同都有独一无二的编码。

b.编码中的时间元素

①合同编码中的年份应为四位数字，代表合同签订的年份。

②年份后应接一个顺序号，顺序号从1开始，按年累加。

③顺序号可以采用阿拉伯数字，也可以采用字母或数字的组合形式。

④时间元素有助于管理者快速筛选出某一年份签订的合同。

c.特殊编码规则

①对于特殊类别的合同，如长期合同、框架协议等，应设置专门的编码规则。

②特殊合同的编码规则应由合同管理部门提前制定，并通知相关部门执行。

③对于合同涉及多个合作方的情况，可以设置合并编码或子编码。

④编码规则应随着实际情况的变化而进行动态调整，确保管理的灵活性。

第三条编码的使用和管理

a.编码的使用范围

①合同编码应应用于所有形式的合同，包括正式合同、附加协议、补充协议等。

②所有合同的复印件、扫描件等都应标注相应的编码。

③合同编码应在合同文件的封面和关键页面上清晰标注，便于索引和查找。

④编码还应应用于合同的履行、审核、修改等过程中，以方便合同状态的跟踪。

b.编码管理责任

①合同管理部门负责合同编码规则的制定、执行和维护工作。

②各部门应指定专人负责合同编码的管理，确保合同编码的准确性和有效性。

③合同管理人员应定期检查合同的编码情况，及时发现并纠正错误。

④合同编码的修改应有明确的审批程序，确保不会出现管理混乱的情况。

c.编码的保密管理

①合同编码属于公司重要的管理信息，未经授权不得泄露给外部人员。

②对于涉及商业秘密的合同编码，要特别加强保护，确保其不会泄露给竞争对手。

③相关人员在查询、使用合同编码时，应注意防止信息泄露。

④合同管理系统应设置权限管理，只有授权人员才能查看和修改合同编码。

第四条合同编码的修改与更新

a.修改编码的条件

①合同编码的修改一般应根据合同类别变化或公司管理需求的变化进行。

②编码的修改应在合同管理系统中及时更新，确保系统中的合同信息与实际一致。

③修改合同编码时，需经过合同管理部门的批准，并通知相关部门。

④修改编码的过程应保留详细的记录，确保追溯性。

b.编码的更新流程

①合同管理人员根据新的合同签订情况，定期对编码规则进行更新。

②编码规则更新时，应提前做好沟通，确保所有相关人员了解新规则。

③编码更新后，合同管理部门需重新审核已有合同的编码，确保无误。

④对于已修改或更新的合同编码，应重新进行归档和存档。

c.编码更新后的注意事项

①更新后的合同编码要在合同签订前明确标注，确保准确无误。

②任何已经完成的合同都不应随意更改编码，以免影响合同的效力。

③对于需要进行修改的合同，新的编码应当按照更新后的规则执行。

④更新编码时，相关部门应建立协调机制，确保所有部门同步更新信息。

第五条保密条款

a.保密义务

①双方承认，在履行本协议过程中，可能会涉及到对方的商业秘密、技术信息和其他保密信息。

②双方应当对彼此的所有保密信息严格保密，未经对方书面同意，不得披露给第三方。

③保密信息应仅限于为履行本协议所需的人员和部门内部使用。

④双方应确保其员工、代理人和其他相关方遵守相同的保密义务。

b.保密期限

①双方的保密义务自本协议签署之日起生效，并持续至保密信息不再属于保密信息时为止。

②除非法律规定或双方书面同意，保密义务应持续至少五年。

③双方在保密期限内仍需采取一切必要措施，防止保密信息的泄露。

④保密信息被泄露后，泄露方应负责采取措施及时