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工程档案管理办法

一、总则

1.为加强本单位工程档案管理工作，确保工程档案的完整性、准确性、系统性以及有效利用，根据国家有关档案管理法规及行业相关规定，结合本单位工程建设实际情况，特制定本办法。

2.本办法适用于本单位所有工程项目从立项到竣工验收交付全过程中形成的各类档案资料的管理。

二、工程档案管理职责分工

1.档案管理部门职责

负责制定和完善工程档案管理制度，并监督、检查制度的执行情况。

指导、协助各工程项目部门做好工程档案的收集、整理、归档等工作，对档案整理的规范性进行审核。

负责集中统一保管工程档案，做好档案的分类、编号、编目、装订等工作，建立完善的档案检索系统，便于档案的查询和利用。

按照国家有关档案保管期限规定，做好工程档案的鉴定、销毁等工作，定期对档案保管状况进行检查，确保档案安全。

2.工程项目部门职责

明确本部门负责工程档案管理的专人，负责本项目工程档案资料的日常收集、积累工作，确保各类文件、资料应归尽归。

按照档案管理要求，对收集到的档案资料进行初步整理、分类，保证档案资料的真实性、完整性和准确性，及时向档案管理部门移交应归档的档案。

配合档案管理部门做好档案的审核、验收以及后续的查询、利用等相关工作，在项目建设过程中如发现档案资料缺失或有疑问，及时进行补充和核实。

三、工程档案的范围与内容

1.项目前期文件

项目建议书、可行性研究报告及其批复文件。

项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等相关规划审批文件。

项目环境影响评价报告及批复、节能评估报告及批复等专项评估文件。

项目立项审批文件、项目招投标文件（包括招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等）。

2.工程施工文件

施工图纸、设计变更通知、工程洽商记录等设计文件。

施工组织设计、施工技术方案、施工进度计划、施工日志等施工管理文件。

原材料、构配件、设备等质量证明文件及检验检测报告，包括产品合格证、质量检验报告、复试报告等。

隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、单位工程质量竣工验收记录等质量验收文件。

施工过程中的各项施工记录，如地基处理记录、混凝土浇筑记录、管道试压记录等。

3.监理文件

监理规划、监理细则等监理规划性文件。

监理月报、监理会议纪要、监理工作总结等日常监理工作文件。

工程质量评估报告、监理工程师通知单及回复单等质量控制文件。

监理对工程进度、造价控制等方面的相关文件。

4.竣工验收文件

工程竣工报告、工程竣工验收申请及批复文件。

规划、消防、环保等专项验收合格文件。

工程竣工结算审核报告、财务决算报告等与工程费用结算相关的文件。

工程竣工验收备案表、质量保修书等竣工验收备案及后续保障文件。

四、工程档案的收集与整理

1.收集要求

工程档案资料应随工程建设进度同步收集，确保文件资料及时、完整，任何部门和个人不得擅自截留、隐匿或销毁应归档的文件资料。

对于外来文件，如政府部门的审批文件、设计单位的图纸等，由接收部门负责及时登记、传递，并交档案管理人员进行归档管理。

各类文件资料应采用原件进行归档，确实无法取得原件的，可采用具有同等效力的复印件，并注明原件存放处、加盖相关单位公章及经手人签字确认。

2.整理原则与方法

遵循文件资料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按照工程项目的不同阶段、不同专业以及文件类型等进行分类整理，便于档案的保管和利用。

档案整理应做到书写工整、字迹清晰、装订整齐，纸张规格统一，对于破损、褪色的文件要进行修复或复制处理。

每卷档案应编制卷内目录、备考表等，注明卷内文件的序号、名称、日期、页次等内容，备考表中要记录档案整理情况及存在的问题等信息。

五、工程档案的归档与移交

1.归档时间

各工程项目部门应在工程竣工验收合格后[X]个月内，将整理好的工程档案向档案管理部门进行移交归档。对于分期建设的项目，可按分期情况分期移交归档。

对于跨年度的工程项目，可在每年年终时，将当年已形成的档案资料进行初步整理后，先移交档案管理部门集中保管，待项目全部竣工后再统一进行系统整理和最终移交。

2.移交手续

移交档案时，工程项目部门应填写《工程档案移交清单》，详细列出移交档案的类别、卷数、册数、页数等内容，并由移交人和接收人双方签字确认，同时加盖双方部门公章。

档案管理部门收到移交的档案后，应按照本办法及相关标准对档案的完整性、准确性和整理规范性进行检查验收，如发现不符合要求的情况，应及时通知工程项目部门进行补充、整改，直至符合归档要求为止。

六、工程档案的保管与利用

1.保管条件

档案管理部门应设置专门的工程档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防尘、防盗、防光、防高温、防有害气体等“八防”措施，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案盒、除湿机、温湿度计、灭火器等，确保档