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电子邮件管理制度

第一章总则

为提高公司内部沟通效率，确保电子邮件的安全性、合规性及有效性，制定本《电子邮件管理制度》。本制度适用于公司全体员工，旨在规范电子邮件的使用、管理及监督，提升信息管理水平，保护公司及员工的合法权益。

第二章目标

1.提升沟通效率：通过规范电子邮件的使用，减少信息传递中的误解与遗漏，提高工作效率。

2.确保信息安全：加强对电子邮件内容的管理，防止敏感信息泄露。

3.合规管理：确保电子邮件的使用符合相关法律法规及公司内部政策。

4.责任明确：明确员工在电子邮件管理中的责任与义务，建立良好的沟通习惯。

第三章适用范围

本制度适用于公司全体员工，包括但不限于：

-行政部门

-人力资源部

-技术研发部

-市场营销部

-财务部

第四章管理规范

4.1电子邮件的使用规范

1.账号管理

所有员工须使用公司提供的电子邮件账号，禁止使用个人邮箱进行工作相关的邮件沟通。账号应定期更新密码，确保账户安全。

2.邮件主题规范

邮件主题应简洁明了，能够准确反映邮件内容。建议使用“部门-主题-日期”格式，例如：“市场部-季度销售报告-2023年10月”。

3.邮件内容规范

-使用正式的问候语和结尾语。

-内容应简洁明了，避免冗长。

-重要信息需加粗或使用列表方式突出。

4.附件管理

5.抄送和密送管理

仅在必要时使用抄送（CC）和密送（BCC）功能，避免信息泛滥。

4.2邮件发送与回复规范

1.及时回复

收到邮件后应在24小时内进行回复，如需更长时间处理，应及时告知发件人。

2.回复内容

回复时应保留原邮件内容，并在必要时进行标注，确保信息的完整性。

3.避免群发邮件

除非必要，尽量避免群发邮件，以免造成信息的混乱。

4.3邮件存档与保留

1.邮件存档

所有工作相关邮件应在发送或接收后进行存档，存档期限为5年，过期邮件应定期清理。

2.邮件删除

非工作相关的邮件可在处理后删除，需确保无重要信息遗留。

第五章操作流程

5.1邮件发送流程

1.登录公司邮箱。

2.点击“新建邮件”。

3.填写收件人、主题、正文及附件。

4.点击“发送”按钮。

5.2邮件回复流程

1.打开收到的邮件。

2.点击“回复”或“回复全部”。

3.编辑回复内容，确保信息完整。

4.点击“发送”按钮。

5.3邮件存档流程

1.登录公司邮箱。

2.打开需要存档的邮件。

3.点击“存档”或移动至指定文件夹。

第六章监督机制

1.定期审查

人力资源部每季度对电子邮件使用情况进行审查，评估制度执行效果。

2.违规处理

对违反本制度的员工，视情节轻重给予警告、处分或解除劳动合同。

3.反馈机制

员工可通过邮箱或其他方式向人力资源部反馈制度实施中的问题及建议。

第七章附则

1.解释权

本制度的最终解释权归人力资源部所有。

2.生效日期

本制度自发布之日起生效。

3.修订流程

本制度如需修订，需由人力资源部提出建议，经公司管理层审批后实施。

第八章结语

本《电子邮件管理制度》的实施，将有效规范公司内部电子邮件的使用，提升沟通效率，确保信息安全，助力公司各项工作的顺利开展。希望全体员工能够积极配合，共同维护良好的沟通环境。