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行政费用报销及管理制度

第一章总则

为规范公司行政费用的报销及管理，确保费用支出的合理性和合规性，依据国家相关法律法规及本公司内部管理制度，特制定本制度。行政费用报销制度是公司财务管理的重要组成部分，旨在提升费用管理的透明度和效率，防范财务风险，确保公司资源的有效利用。

第二章适用范围

本制度适用于公司各部门在日常经营活动中发生的所有行政费用报销，包括但不限于办公用品采购、差旅费、会议费、培训费、接待费及其他与公司日常运营相关的费用。所有员工均需遵守本制度，确保报销流程的规范性。

第三章制度目标

1.规范管理：明确各类行政费用的报销标准和程序，提升费用管理的科学性。

2.控制成本：通过合理预算和费用控制措施，降低不必要的支出。

3.提高效率：简化报销流程，缩短审批时限，提高工作效率。

4.透明监督：建立费用报销的监督机制，确保费用使用的透明性和合规性。

第四章管理规范

4.1费用报销标准

1.办公用品：根据实际需求采购，报销金额需附上采购发票，且每次报销不得超过500元。

2.差旅费：

-交通费：需提供车票、机票等有效凭证，报销标准按公司差旅规定执行。

-住宿费：需提供住宿发票，按公司规定标准报销，超出部分由员工自理。

-餐饮费：每日限额为150元，需提供消费凭证，超出部分由员工自理。

3.会议费：需提交会议通知、参会人员名单及发票，会议费报销不得超过5000元。

4.接待费：需提供接待对象名单、会议纪要及相关发票，报销标准参照公司接待费标准执行。

5.培训费：需附上培训机构的发票及培训内容说明，报销金额不得超过3000元。

4.2报销流程

1.申请报销：员工需填写《行政费用报销申请表》，并附上相关凭证（如发票、收据等）。

2.部门审核：各部门负责人对报销申请进行初步审核，确保费用的合理性和合规性。

3.财务审核：财务部门对审核通过的报销申请进行复核，确保凭证齐全、合规后，予以批准。

4.费用支付：财务部门将审核通过的费用按公司规定支付至员工账户，完成报销流程。

4.3责任分工

1.员工：负责如实填写报销申请，提供真实有效的凭证，并按规定时间提交报销申请。

2.部门负责人：负责对本部门员工的费用报销申请进行审核，确保其合规性和合理性。

3.财务部门：负责对所有报销申请进行审核及支付，确保费用的合规性和及时性。

第五章监督机制

5.1监督职责

1.内部审计：公司内部审计部门定期对行政费用报销进行审计，确保制度的执行情况和合规性。

2.反馈机制：建立费用报销反馈机制，员工可对报销流程及管理提出意见和建议。

5.2违规处理

1.违规报销：如发现员工故意虚报、伪造凭证等行为，视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处分。

2.管理责任：对未尽职尽责的部门负责人，给予相应的管理责任追究。

第六章附则

1.解释权：本制度由财务部门负责解释。

2.生效日期：本制度自颁布之日起生效，所有员工需遵守执行。

第七章其他相关条款

1.培训与宣传：公司定期组织费用报销制度的培训，确保全员了解并掌握制度内容。

2.信息保密：所有费用报销信息应严格保密，未授权人员不得查看或泄露相关信息。

3.制度评估：定期评估本制度的实施效果，如发现不适应的情况及时修订和完善。

通过以上制度的制定和实施，旨在提升公司行政费用的管理水平，确保资源的合理利用，促进公司持续健康的发展。