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新三板公司防范控股股东及其关联方资金占用制度

第一章总则

为加强对控股股东及其关联方资金占用行为的防范，维护公司及全体股东的合法权益，确保公司资产的安全和完整，依据《公司法》、《证券法》、《新三板挂牌公司管理办法》等相关法律法规，特制定本制度。

第二章制度目标

1.保护公司资产：有效防范控股股东及其关联方对公司资金的占用行为，确保公司资产的安全和完整。

2.促进透明管理：通过规范资金使用流程，提高资金使用透明度，增强投资者信心。

3.完善内部控制：建立健全内部控制机制，确保资金使用的合规性和合理性。

4.建立追责机制：明确责任主体，确保相关责任人在资金占用问题中承担相应责任。

第三章适用范围

本制度适用于新三板公司及其控股股东、关联方，对控股股东及其关联方资金占用的管理与防范。

第四章资金占用的定义

控股股东及其关联方资金占用是指控股股东或其关联方未经公司董事会或股东大会批准，擅自使用公司资金的行为，包括但不限于：

1.直接占用公司现金及银行存款；

2.未经合法程序，利用公司资产进行担保或抵押；

3.通过关联交易等方式转移公司资金或资产。

第五章管理规范

第1条控股股东及其关联方的资金使用规定

1.控股股东及其关联方不得超过公司批准的额度使用公司资金。

2.资金使用需符合公司经营需要，并应遵循合法、公平、公正的原则。

第2条资金使用审批流程

1.申请：控股股东或其关联方需向公司提出资金使用申请，填写《资金使用申请表》，说明资金用途及金额。

2.审核：财务部门对申请进行审核，确认资金用途的合理性和必要性。

3.决策：公司董事会对资金使用申请进行决策，需经半数以上董事同意。

4.执行：经董事会批准后，由财务部门负责资金划拨，并在《资金使用记录表》中进行登记。

第3条定期报告制度

1.财务部门需定期向董事会报告控股股东及其关联方资金使用情况，包括资金使用的用途、金额及审批情况。

2.每季度向股东大会报告一次，确保信息披露的及时性和透明度。

第六章监督机制

第1条内部审计

1.公司设立专门的内部审计部门，定期对控股股东及其关联方资金使用情况进行审计。

2.审计报告应及时反馈给董事会，并提出整改建议。

第2条外部监督

1.聘请外部审计机构，对公司财务状况及控股股东资金占用情况进行独立审计。

2.外部审计报告应向股东披露，并接受监督。

第3条举报机制

1.建立资金占用举报机制，员工和股东可以匿名举报控股股东及其关联方的资金占用行为。

2.公司应对举报信息进行保密，并及时对举报事项进行调查和处理。

第七章责任追究

1.对控股股东及其关联方未经批准占用公司资金的行为，公司应依法追究其责任。

2.相关责任人如存在失职、渎职行为的，应承担相应的经济和法律责任。

第八章附则

1.本制度由公司董事会负责解释。

2.本制度自颁布之日起实施，并根据实际情况适时修订。

3.任何对本制度的修订，均需经过公司董事会审议通过。

结论

通过建立一套完善的防范控股股东及其关联方资金占用的制度，可以有效维护公司的合法权益，防止资金流失，促进公司健康稳健发展。这不仅能增强投资者信心，还能提高公司的管理水平和透明度，为公司的长远发展奠定坚实基础。