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文件管理规范

1.目的

为了规范公司和各部门的文件分类、编制、更改、传阅、存档、查阅、借阅、下发、

作废及电子文档管理,并满足文件的价值,使其可提供适宜的培训、重复性和可追溯性,特制订

本文件管理规范.

2.范围

适用公司内部各部门文件管理

3.职责

公司总经理办公室负责以公司名义对内、外发行文的编制、发文以及存档的文件管理

总经理办公室制定部门负责公司所有原始档案资料的管理,以防止档案丢失外泄等现象

各部门负责以本部门按文件归属进行材料的上报、文件的编制工作

各部门指定一个兼职档案管理员.负责本部门内文件管理及收发管理等

公司总经理办公室负有对公司文件管理进行指导、监督和检查的职责

4.1规范内容:

文件的分类:

①为满足不同文件的性质及需要,总经理办公室及各部门应对于各类文件予以分类

②公司内部管理文件:以公司的名义发出的规章制度、通知通报、认识任免、会议记要、

计划总结等文件

③公司对外往来文件类:以部门名义与政府部门、上级公司、相关业务单位及其他单位往

来文等

④部门文件类:以部门的名义发出的通知、通报、会议纪要、计划总结、请示、报告等

⑤业务报告类:项目的调研报告、可行性研究报告、产品进展情况、公司按揭情况等

⑥业务合同类:营销合同、管理合同、订单合同等

4.2文件的编制

①为保证公司文档管理体系的有效性和持续适宜性,公司各类文件的编制需按规定的格式

和编号方法进行,统一使用打印稿.行文应规范,不得有错别字

②文件标题定为小三号宋字体加粗.文件编号为小四号黑体字,文件内容为小四号宋体字

③各部门所有需以公司名义对外发放发文,都必须到总经理办公室文件管理员处获取统一

发文编码

4.3文件的存档

部门须规定本部门文件的归档时间,并做好保管工作,明确表明存档人,案卷题名,案卷号,保

管期限等

4.4电子文档的管理

①公司文件管理员负责文档资料的电脑储存及管理工作,各部门须指定专人负责本部门各

类文档的电脑储存及管理工作

②电子文档须定期存储,并按文件类别设立相应的子目录,分类保存各类文件,重要文件须

加密,且以软盘备份,并制定专人保管

4.5文件的保密

①公司任一人员均有负责和义务保守公司的经营管理机密,未经公司或部门负责人授权或

批准,不准对外提供有密级的公司文件,以及其他未经公开的经营状况,业务数据

②公司以下文件需严格保密:办公会议纪要,公司经营战略性会议纪要,财务收支情况,重大

事故分析报告,重要合同,薪金福利制度等

③部门负责人制定文件管理员负责妥善保管部门文件,并履行监督职能.如文件发生短缺或

遗失,追究部门负责人和文件管理员责任

④任何人未经批准,不得复印公司重要文件

⑤任何人不得利用职务之便,擅自携带公司重要文件带出

4.6文件的查阅,借阅

①非本公司人员不得查阅文件,特殊情况须部门负责人批准

②公司文件如需隔夜借出,须征得部门负责人批准同意后,方可借出,并妥善保管.文件外借

时间最长不得超过3天

4.7文件的下发,作废处理

①新编或更改的管理制度类文件,在获得批准后,由总经理办公室文件管理员下发至公司全

体

②各部门的临时性管理文件,在获本部门第一负责人批准后,由部门文件管理员发至公司各

部门,室

③各部门的管理制度类文件,在获分管部门的经理或副总经理批准后,由总经理办公室下发

至公司全体

④在文件修改之前，各部门必须严格按照现有文件执行。新版文件开始生效后，旧版文件

自动消失

4.8文件的传递及批阅

为配合公司办公自动化的发展和信息系统的建立，提高工作效率，达到办公自动化，无

纸化的目的。公司内部间的往来文件均采用电子邮件的形式。

附件二、

附件三、

附件四、