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印章管理制度及使用流程

一、制定目的及范围

为规范印章的管理与使用，确保印章的安全和有效，特制定本制度。印章管理制度适用于公司内部所有部门及员工，涵盖所有类型的印章，包括法人章、合同章、财务章、业务章等。通过明确印章的管理流程和使用规范，减少印章使用过程中的风险，维护公司合法权益。

二、印章管理原则

印章管理应遵循以下原则：

1.安全性原则，确保印章不被非法使用。

2.合法性原则，使用印章时必须符合公司章程及相关法律法规。

3.规范性原则，印章的使用和管理必须按照规定的流程进行。

4.透明性原则，印章的使用记录应公开透明，便于追溯和审查。

三、印章管理职责

1.印章管理员：负责印章的保管、发放、使用记录及定期检查。

2.各部门负责人：对本部门印章使用情况负领导责任，确保印章使用合规。

3.使用人：遵循印章管理制度，规范使用印章，并对印章的使用负责。

四、印章申请与使用流程

印章的申请与使用流程分为申请、审批、使用和归还四个步骤。

1.印章申请

1.1使用人需填写《印章使用申请表》，详细说明申请使用的目的、内容及使用时间。

1.2申请表需由部门负责人签字确认，确保申请的合理性与合规性。

1.3申请表提交至印章管理员，进行初步审核。

2.印章审批

2.1印章管理员对申请表进行审核，必要时可要求申请人提供更多信息。

2.2审核通过后，印章管理员在申请表上签字，并记录审批时间。

2.3印章管理员将申请表存档，以备后续查阅。

3.印章使用

3.1使用人凭借已批准的《印章使用申请表》前往印章保管处领取印章。

3.2使用人需在印章领取登记簿上签字，记录领取时间及印章编号。

3.3使用人按照申请的目的使用印章，确保使用过程中的安全与合规。

3.4使用完毕后，及时将印章归还至印章保管处，并在登记簿上签字确认归还时间。

4.印章归还

4.1印章管理员在归还时检查印章的完整性，确保无损坏或丢失。

4.2若印章出现损坏或丢失，使用人需及时报告印章管理员，并按照相关规定处理。

4.3所有归还记录应详细填写在登记簿中，以便日后查询。

五、印章管理记录

所有印章的使用情况需详细记录，包括申请人、使用目的、使用时间、归还时间及使用结果等信息。印章管理员需定期对印章使用记录进行整理和归档，确保数据的完整性和可追溯性。

六、印章的保管与安全

1.保管要求

1.1印章应存放在专用的印章盒内，并由印章管理员妥善保管。

1.2印章保管处应设置门禁，限制无关人员进入，确保印章的安全性。

1.3定期对印章进行清点，确保印章的数量和状态正常。

2.安全措施

2.1对印章管理员进行定期培训，提高其安全意识与管理能力。

2.2若发现印章丢失或被盗，需立即启动应急预案，及时上报公司领导，并采取措施防止损失扩大。

2.3印章管理制度需定期审查与更新，确保符合公司发展与法律法规的要求。

七、印章使用纪律

1.使用人应严格按照申请的目的使用印章，不得擅自更改使用内容。

2.禁止将印章借予他人使用，防止因不当使用造成的损失。

3.对违反印章管理制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。

八、反馈与改进机制

为提高印章管理制度的有效性，设立反馈机制。所有使用人可对印章管理制度提出建议和意见，印章管理员应定期收集反馈信息，并根据实际情况进行优化调整。定期召开印章管理工作会议，总结经验教训，分享管理心得，提升整体印章管理水平。

九、附则

通过完善的印章管理制度和清晰的使用流程，确保印章管理的规范化、透明化，有效降低印章使用中的风险，保障公司合法权益，为公司的正常运转提供有力支持。