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内部沟通协调机制

一、背景和目的

为了提高企业内部沟通效率，加强各部门之间的协作，并确保内部

信息流畅、准确转达，订立本内部沟通协调机制。本机制旨在建立良

好的内部沟通渠道，确保信息传递完整准确，加强企业内部团队协作，

提高工作效率和员工满意度。

二、涉及范围

本机制适用于公司内全部部门和员工，包含全职员工、兼职员工和

临时员工。

三、沟通渠道

1.日常沟通

•部门内部：部门各成员之间的日常沟通，可以通过面对面

沟通、电话、即时通讯工具等方式进行。

•跨部门沟通：不同部门之间的沟通，应优先选择面对面沟

通，确保信息转达清楚、准确。如无法面对面沟通，可通过电话、

电子邮件、即时通讯工具等方式沟通。

2.部门例会

每个部门应定期召开例会，以确保部门内的成员了解部门的工作进

展、问题和需求。

•例会频率：每周召开一次，具体时间由各部门负责人确定。

•例会内容：部门工作进展汇报、问题讨论和解决方案、资

源需求等。

•例会记录：每次例会应有专人记录会议内容和行动项，并

及时与与会人员共享。

3.公司全员会议

公司全员会议定期召开，旨在加强公司内部团队的沟通与协作。

•会议周期：每季度召开一次，具体时间由公司管理负责人

确定。

•会议内容：公司战略、目标和紧要决策等事项的沟通与讨

论。

•会议布置：会议通知提前一周发布，确保全部员工都能及

时布置时间参加会议。

•会议记录：每次全员会议应有专人记录会议内容和决议，

并将记录及时与全体员工共享。

4.跨部门沟通会议

为了促进跨部门合作和解决重点问题，可以组织跨部门沟通会议。

•会议召开：由涉及部门的重要负责人共同商讨确定会议召

开的时间、地方和议题。

•会议目的：解决部门间的问题，协调资源调配，推动项目

进展。

•会议记录：会议中应有专人记录会议内容和行动项，并及

时与与会人员共享。

四、沟通工具

为了方便内部沟通和协作，公司供应以下沟通工具：

•电子邮件：用于正式的书面沟通，例如部门协作、报告和

申请等。

•即时通讯工具：公司内部统一采用即时通讯工具，如

Slack、微信企业微信等，用于快速沟通和解决问题。

•企业内部论坛：用于员工之间的知识共享、问题讨论和经

验沟通等。

•内部电话机：供应部门间、员工间的电话沟通，以便快速

解决问题和沟通需求。

五、沟通准则

为确保内部沟通的效果和质量，订立以下沟通准则：

1.敬重和理解：在沟通中始终保持敬重和理解，听取他人看

法并予以合理反馈。

2.及时回复：接收到沟通信息后，尽快作出回应，避开延误

他人工作。

3.语言准确清楚：使用准确、清楚的语言表达意思，避开产

生歧义。

4.互动合作：在沟通中鼓舞乐观的互动和合作，共同解决问

题和实现目标。

5.保密与保护：在沟通中涉及敏感信息时，要保护好信息安

全，确保不泄露。

六、沟通监督和评估

为了保证沟通机制的顺利实施和不绝优化，公司进行沟通监督和评

估：

1.沟通监督：公司领导层定期对沟通情况进行监督和检查，

确保沟通顺畅，问题得到解决。

2.沟通反馈：公司鼓舞员工供应关于内部沟通机制的反馈看

法和建议，以改进和优化机制。

3.沟通评估：公司定期对内部沟通机制进行评估，评估内容

包含沟通效果、工作效率和员工满意度等。

七、沟通机制的培训和推广

公司将组织相应的培训和推广活动，以确保员工了解和合理运用内

部沟通机制。

1.新员工培训：公司将在新员工入职培训中介绍内部沟通机

制，并供应相应的操作指南和培训资源。

2.沟通技巧培训：公司将定期组织沟通技巧培训，提升员工

的沟通本领和协作本领。

3.内