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工程机械设备维修公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强本工程机械设备维修公司合同付款管理，规范付款流程，确保资金使用的安全、合理、高效，依据国家相关法律法规以及公司财务管理制度，特制定本办法。

2.本办法适用于公司内所有涉及工程机械设备维修业务相关合同的付款管理工作。

二、职责分工

1.业务部门（维修业务承接部门）

负责根据合同约定及维修项目实际进展情况，及时发起付款申请，填写付款申请单，并确保申请信息的准确、完整，包括维修项目名称、合同编号、对方单位名称、已完成维修工作量、本次申请付款金额及付款依据等相关内容。

对所提交付款申请对应的维修业务的真实性、合法性以及符合合同约定情况负责，需提供相应的维修验收报告、工作成果证明等支撑性文件。

2.技术部门（质量检验部门，如有）

参与维修项目的质量验收工作，针对维修后设备的质量状况出具专业的验收意见，并在付款申请审核流程中，对维修质量是否达到合同要求进行审核确认，为付款提供质量方面的依据。

如发现维修质量不符合要求，及时反馈给业务部门及相关单位，督促整改，直至达到质量标准，方可同意相应的付款申请。

3.财务部门

负责审核付款申请单的合规性，核对付款金额是否与合同约定相符，审批手续是否齐全，相关票据是否合法有效等。

根据公司资金安排情况，合理调配资金，按照规定的付款方式及时办理付款业务，并做好相应的账务处理工作，对付款资金的安全和准确性负责。

4.法务部门（如有）

参与重大合同付款条款的审核，对付款过程中可能涉及的法律风险进行评估和把控，确保付款行为符合法律法规及合同约定要求。

在付款出现争议或法律纠纷时，提供专业的法律意见和应对方案，协助公司维护合法权益。

5.公司管理层（审批环节）

依据公司授权范围，对合同付款申请进行审批，综合考虑维修项目的整体情况、公司资金状况以及各部门审核意见等因素，做出批准或退回修改的决策，对付款决策的合理性和审慎性负责。

三、付款依据

1.合法有效的合同文本是付款的首要依据，合同中明确约定的付款条件、付款方式、付款时间节点、付款比例等条款必须严格遵守执行。

2.维修项目的验收报告，由业务部门会同技术部门（或相关验收主体）共同出具，证明维修工作已按合同要求完成相应阶段或全部内容，是申请付款的关键支撑性文件。验收报告应详细记录维修设备的名称、规格型号、维修内容、验收情况以及验收人员签字等信息。

3.与维修业务相关的有效发票，应符合国家税收法律法规要求，发票内容应与合同约定的维修服务内容相符，且开票单位与合同签约单位一致，作为财务付款及入账的必要凭证。

4.其他经公司认可的补充协议、变更通知等文件，若对合同付款条款有调整或补充的，同样作为付款依据的一部分，应确保其程序合法、内容清晰且存档完整。

四、付款流程

1.预付款申请流程

业务部门根据合同约定需支付预付款项时，填写《预付款申请单》，注明合同编号、项目名称、对方单位信息、预付款金额及支付比例、预付款用途等详细信息，并附上合同复印件作为依据。

《预付款申请单》依次流转至业务部门负责人、财务部门负责人进行审核，重点审核预付款支付的必要性、金额计算准确性以及是否符合合同约定等情况。

经审核通过后，按照公司管理层审批权限，提交相应层级的领导进行审批。审批通过后，财务部门依据审批意见办理预付款支付手续，将款项支付至合同约定的对方账户，并及时通知业务部门跟进合同执行情况。

2.进度款申请流程

当维修项目达到合同约定的进度付款节点时，业务部门首先组织相关人员进行维修进度的核查与验收，确认无误后填写《进度款申请单》，详细填写合同相关信息、已完成的维修工作内容、本次申请进度款金额、对应的进度比例以及相应的计算依据等内容，并附上维修进度报告、验收记录等证明文件。

《进度款申请单》提交至业务部门负责人审核签字，确认维修进度及申请金额的真实性与合理性；然后流转至技术部门（如有质量检验要求）进行质量审核，确保已完成维修工作符合质量标准；接着由财务部门对申请单的合规性、金额准确性以及票据等情况进行审核。

各部门审核通过后，按照公司审批权限报管理层审批。审批同意后，财务部门安排资金支付进度款，支付完成后做好相应的账务处理，并向业务部门反馈付款情况，便于业务部门继续跟踪后续维修工作。

3.尾款申请流程

维修项目全部完成并通过最终验收后，业务部门在收集齐全相关验收报告、质量合格证明等文件后，填写《尾款申请单》，明确合同尾款金额、质保期情况（如有）以及其他需说明的事项，同时附上完整的项目验收资料和发票。

《尾款申请单》依次经过业务部门负责人、技术部门（负责最终质量确认）、财务部门审核，各部门重点审核项目整体完成情况、质量达标情况、款项计算准确性以及发票合规性等内容。

经公司管理层审批通过后，财务部门办理尾款支付手