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人力资源档案管理制度

第一章总则

为了规范人力资源档案的管理，确保档案的安全、完整与有效利用，根据国家相关法律法规及公司内部管理要求，制定本制度。人力资源档案是记录员工个人信息、工作经历、职业能力、业绩表现等重要资料，是进行人才选拔、培训、发展及考核的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有员工的人力资源档案管理，包括新员工入职档案的建立、在职员工档案的维护与更新、离职员工档案的归档与保存等相关工作。

第三章管理职责

人力资源部负责本制度的实施与管理，具体职责包括：

1.监督、指导人力资源档案的收集、整理和归档工作。

2.定期组织档案的检查与评估，确保档案信息的准确性与完整性。

3.负责档案的保管与安全，制定并落实档案保密措施。

4.受理档案查阅与借用申请，确保档案的合理使用。

第四章档案的收集与归档

档案的收集包括员工的入职登记表、个人简历、劳动合同、各类证书复印件、考核材料、培训记录、奖惩记录、离职证明等。所有档案材料必须经过审核，确保内容真实、完整。

归档工作由人力资源部负责，档案材料应按照员工入职时间、部门、岗位等进行分类整理，并建立档案索引，方便后续查阅。

第五章档案的保管

人力资源档案应由指定人员专门保管，存放在安全的档案室内，采取必要的防火、防潮、防盗措施。档案室的出入管理应严格控制，仅限相关人员进入。

每年应对档案进行一次全面清查，确保档案的完整性与准确性。档案的交接需填写交接清单，并由交接双方签字确认。

第六章档案的查阅与借用

员工或外部单位需查阅或借用人力资源档案时，必须提前向人力资源部提出书面申请，并说明查阅目的。人力资源部在审核后方可批准。

查阅过程中，需遵守档案保密制度，严禁对档案内容进行涂改、圈划、拆换，确保档案信息的机密性与安全性。

第七章档案的转递

员工在内部调动或离职时，档案应随人转递。人力资源部负责档案的密封和转递工作，禁止个人私自携带档案。转递时，需填写档案转递通知单，记录转递情况，并通过机要途径进行转递。

对于接收的档案，需及时核对无误，并办理通知单的回执，确保档案的完整转移。

第八章档案的电子化管理

为提高档案管理的效率，逐步推进人力资源档案的电子化管理。档案信息应录入电子档案系统，并定期备份，以防数据丢失。

第九章监督与评估

人力资源部应定期对档案管理工作进行监督与评估，检查档案的完整性、准确性及保密性。评估结果应形成书面报告，并提出改进建议。

对档案管理中存在的问题，及时进行整改，并将整改情况反馈至相关部门，确保档案管理工作的持续改进。

第十章附则

本制度由人力资源部负责解释，自发布之日起实施。

本制度的修订应根据法律法规的变化、公司发展需要及档案管理的实际情况进行调整，确保制度的时效性与有效性。

通过以上制度的建立与实施，力求实现人力资源档案管理的规范化、科学化，保障公司人力资源的有效利用，为公司发展提供可靠的人才保障。