学校会议管理办法.docx

[学校名称]会议管理办法

一、总则

1.为进一步规范学校各类会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议决策的有效传达和落实，特制定本办法。

2.本办法适用于学校内部举办的全校性会议、行政会议、教学工作会议、教研会议以及各部门组织的各类专项会议等。

二、会议分类及组织分工

（一）全校性大会

1.定义及适用范围：涉及全校师生员工参加，传达重要政策、总结部署学校整体工作等重大事项的会议，如开学典礼、毕业典礼、全校教职工大会等。

2.组织分工：由学校办公室牵头负责会议的筹备、通知、议程安排、会场布置等工作，各相关部门配合提供会议所需材料、人员组织等。

（二）行政会议

1.定义及适用范围：学校领导班子成员、各行政部门负责人参加，主要研讨学校行政管理、发展规划、重大决策等相关议题的定期或不定期会议。

2.组织分工：由学校办公室负责组织召集，提前收集议题，制定会议议程，做好会议记录，并跟踪会议决议的执行情况。

（三）教学工作会议

1.定义及适用范围：主管教学的校领导、教学管理部门人员、各院系教学负责人及教师代表等参加，聚焦教学改革、教学质量提升、教学计划制定等教学相关工作的会议。

2.组织分工：由教务处负责组织，会同各院系共同确定参会人员，准备教学相关汇报材料，整理会议成果并推动后续教学工作改进。

（四）教研会议

1.定义及适用范围：各学科教研团队成员参加，围绕学科专业建设、课程研发、教学方法研讨等开展学术交流与研讨的会议。

2.组织分工：由各院系或学科教研室负责组织实施，明确会议主持人，安排专人记录会议内容，促进教研成果在教学实践中的应用。

（五）部门专项会议

1.定义及适用范围：各职能部门或教学单位内部自行组织，针对本部门具体业务、工作任务等召开的会议，如学生工作部门的辅导员工作会议、后勤部门的服务保障会议等。

2.组织分工：由各部门自行负责组织，根据工作需要确定会议时间、参会人员、议程等，做好会议记录及相关工作跟进。

三、会议计划与安排

1.各部门应在每学期初制定本学期的会议计划，明确会议名称、主要议题、预计参会人员、大致时间和频次等信息，并报学校办公室备案。

2.对于临时性的重要会议，需提前至少[X]个工作日向学校办公室提交会议申请，说明会议的必要性、主要内容、参会范围等，经批准后方可组织召开。

3.学校办公室负责统筹协调全校各类会议的时间安排，避免出现会议时间冲突，合理利用学校的会议资源。

四、会议通知

1.会议通知应至少提前[具体时长，如1天或2天等]通过学校办公系统、电子邮件、短信或微信群等有效方式发送给参会人员，通知内容应包含会议主题、时间、地点、参会要求等关键信息。

2.对于全校性的大型会议，除上述通知方式外，还应通过校内广播、宣传栏等进行广泛告知，确保参会人员能够及时收到通知。

3.参会人员在收到会议通知后，应及时回复确认是否能够参加，如因特殊情况不能参会，需提前向会议组织部门请假，并说明原因。

五、会议准备

1.会议组织部门应提前做好会场的预定、布置工作，确保会场整洁、座位充足、音响设备、投影设备等正常运行，根据需要准备好会议资料、纸笔、茶水等物品。

2.会议主持人及汇报人员应提前熟悉会议议程和汇报内容，准备好相应的发言材料，确保发言条理清晰、重点突出，严格控制发言时间。

六、会议纪律

1.参会人员应提前[具体时长，如5分钟或10分钟等]到达会场签到，按指定座位就座，不得无故迟到、早退或缺席。

2.会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话、玩手机、交头接耳或从事与会议无关的其他活动，保持会场安静，尊重发言者。

3.参会人员应认真听取会议内容，做好记录，积极参与讨论发言，提出建设性的意见和建议，但发言应紧扣会议主题，避免冗长、离题的发言。

七、会议记录与纪要

1.各类会议均应安排专人负责会议记录，记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、会议主题、发言要点、讨论情况以及会议形成的决议等重要信息，确保记录准确、完整。

2.对于重要的会议，会议组织部门应在会议结束后[X]个工作日内整理出会议纪要，经主持人审核签字后，发送给相关参会人员及需要知晓会议内容的其他部门或人员，并做好会议纪要的存档工作。

3.会议纪要应作为后续工作开展、检查和考核的重要依据，各部门应严格按照会议纪要中的决议和要求执行相关工作任务。

八、会议决议执行与跟踪

1.会议决议的执行责任部门或责任人应在规定的时间内，按照会议要求认真落实各项工作任务，并定期向学校相关领导或会议组织部门反馈工作进展情况。

2.学校办公室或会议组织部门应建立会议决议执行情况跟踪机制，定期对决议执行情况进行检查、督促，及时协调解决执行过程中出现的问题，确保会议决策能够得到有效贯彻落实。

九、会议评估与反馈