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采购合同管理管理制度

一、制度目的

本制度的目的是为了规范和加强企业的采购合同管理工作，确保采购活动的合

法、规范和高效进行，保障企业利益，降低风险。

二、适用范围

本制度适用于企业内全部涉及采购活动的部门及相关人员。

三、管理标准

1.采购合同的编制：

–采购部门在进行采购活动时，需依照企业采购规定，填写采购

申请，明确采购需求、采购数量、质量要求、交付期限等。

–采购部门依据采购申请，编制采购合同，确保合同内容清楚、

明确，合同模板应规范、统一。

2.采购合同的审批：

–采购合同需要经过采购部门负责人和财务部门负责人的审批才

能生效。

–采购合同金额在肯定范围内需要经过企业领导审批，金额超出

肯定限额需要董事会审批。

3.采购合同的签订：

–采购部门与供应商签订采购合同时，应确保供应商的身份、资

质、信誉等符合企业要求。

–采购部门应与供应商协商合同条款，明确货物/服务的规格、

数量、价格、交付方式、支出方式、违约责任等内容，并保证双方共同

理解、同意。

–采购部门应确保全部合同签订日期和有效期限清楚明确，并适

时更新合同信息。

4.采购合同履行管理：

–各部门应依照合同商定，监督供应商履行合同条款，确保供应

商按时、按要求交付货物或供给服务。

–如发觉供应商存在违约行为，采购部门应适时实行相应的法律、

合同规定的追责措施。

5.采购合同档案管理：

–采购部门应建立健全采购合同档案管理制度，确保采购合同的

原始、完整性、真实性和精准性。

–归档的采购合同应按合同日期次序进行归类和编号，便于查阅

和管理。

–采购部门应定期对档案进行审核，确保档案的完备和更新。

6.采购合同的变更与停止：

–采购合同的变更需经过双方协商一致，并依照合同规定进行书

面变更。

–如需停止采购合同，需经过相关部门的审批，并按合同规定进

行书面解除。

四、考核标准

1.采购合同的编制：采购部门应依照规定的采购流程和合同模板进行合

同的编制，必要时应供给合同执行的依据和相关文件。

2.采购合同的审批：采购部门应确保合同审批程序的合法、规范和适时，

审批记录清楚明确，并适时存档备查。

3.采购合同的签订：采购部门应审查供应商的资质和信誉，并与供应商

明确合同条款，确保合同内容和双方意向一致，防止风险发生。

4.采购合同履行管理：采购部门应监督供应商依照合同要求履行合同条

款，确保采购活动的顺当进行，避开因供应商违约导致的经济损失。

5.采购合同档案管理：采购部门应搭配相关部门进行合同档案的管理和

维护，确保档案的完备和精准，并定期进行档案的检查和审核。

6.采购合同的变更与停止：采购部门应严格依照合同规定进行合同的变

更和停止，确保变更和停止程序的合法、规范和适时。

五、违规惩罚

对于违反本制度的行为，将依据企业相关管理规定进行相应的纪律处分，包括

但不限于口头警告、书面警告、记录扣分、经济惩罚、停职、调岗、辞退等处理措

施。

六、制度的落实和修改

1.相关部门应负责制度的落实和监督，并定期进行制度的检查和评估，

适时发觉问题并进行改进。

2.如需对制度进行修