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档案信息化基础知识

一、档案信息化概述

随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。《中

共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议》中提出：大力推进国民经

济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。档案是一种原生的信息资源，档

案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。信息技术及信息产业的高速发

展，给档案工作带来了挑战，同时也带来新的机遇。加强档案信息化建设，是档案事业

适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，是发展先进生产力和先进文化

的必然要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路，是为广大人民群众服务的重要举

措，对于档案事业的新发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。

档案信息化建设，是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理

的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档

案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和

提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。

档案信息化建设，是一项关系档案事业发展全面的战略举措，必须遵循三条基本原

则，即文档一体化原则、双轨制原则和确保网络安全的原则。三项基本原则是我们进行

档案信息建设过程中要坚持的重要指导思想。

二、档案信息化建设的主要内容和任务

（一）档案信息化建设的主要内容

档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标

准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。

1、标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、

存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档

案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的

档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。

2、基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传

输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信

息化的整体效益。

3、应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、

档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集

中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果。

4、档案信息化资源建设。档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心，

是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略源资源之一，它的开发和利

用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案

信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源

建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建

设。

5、人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅

需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型

人才。

（二）档案信息化建设的主要任务

1、以研制和指引电子文件归档管理的标准为重点，加快档案信息资源管理标准规

范的制定和推行。

2、以档案部门的内网、外网，党政机关专网的建设为重点，加强档案信息化的软

硬件基础设施建设。

3、以档案信息管理系统（如深圳市档案局和深圳世纪科怡公司共同研制的“世纪

科怡档案管理系统”、清华紫光、珠海泰坦等电子文件/档案管理软件）的推广应用为基

础，以“数字档案馆”和“电子文件管理系统”的研制为重点，加强档案管理应用系统

的建设。

4、以馆藏档案的数字化为基础，以电子文件的归档管理为重点，加强档案信息资

源的建设。

5、以档案专业人才，计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点，加强档案信

息资源管理专门人才队伍建设。

三、档案信息化的标准规范建设

档案信息化的标准规范建设包括管理性、业务性和技术性规范三个方面的内容。

（一）管理性标准规范

管理性标准规范是对电子文件/档案信息进行管理的一套规则，包括计算机安全法

规与标准，数字档案信息资源合法性的确认等，它需要国家档案行政管理部门统一制定

并推广实施，以保证电子文件/档案信息的统一规范和资源共享。

目前，国务院及有关部门颁布了一系列计算机安全的法规与标准，如：《中华人民

共和国计算机信息系统安全保护