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杭州德洛集源新能源汽车有限公司

文件资料归档管理规定

根据企业发展规划，保障企业经营管理规范运营和商业机密、知识产权，避

免出现原始资料和数据的缺失，促进企业经营资源的扩展利用，公司要求各部门

加强实施文件资料和电子资料按时归档。

一、归档的文件资料包含：

1）商务类

商务投标文件，报价文书，招标（通知）文件，商务合同，以及客户往来文

件资料、资质文件。

2）技术类

a、技术标书文件，技术说明，技术图纸（含电子式），技术通知，技术要

求，技术规范，以及技术文件资料审核审批单，技术联系及技术协议，技术合同；

b、平台文件、软件资料、系统资料，及相关文件账号密码文件等单。

c、设备仪器和电器说明书及其相关资料，固定资产及用品类资料档案文件

等。

3）采购供应类

各类合同书，订货单，计划书，供应商资料，产品供应目录文件，质保证明，

应付款计划书，器材价格分析表，器材分析资料。仓库文件记录书，盘存状态分

析表，各类入库，领料和出库单（凭证）。

4）车辆运维类

车辆档案资料（包括行驶证，汽车登记证，完税证，车辆交强险和商业险保

单），采购计划书，运维安排任务书，运维任务完成进度表，运维检查记录，各

类车辆单据。车辆保险，车辆保险年检记录表、车辆（交通、机械）事故记录表、

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车辆维修保养记录表、车辆违章处理记录表、车辆出险理赔记录表。

5）财务类

a、各类合同，通知，财务文件；各类凭证，和按财务规范的报销发票。公

司各类考核表，文件。以及按财政标准实施的档案。固定资产目录表，低值易耗

品目录表。物料盘存汇总纪录表。

b、各类财务报表；财务上报文件。

c、各类审计报告文件；各类资质证书、营业执照、及公司相关公章类，章

程、社保文件资料等。

6）行政管理类

a、人事档案，应聘信息表，入职信息表及其证书文件，各类考核表，劳动

人事关联信息资料；

b、公司各类通知文件，各类外来通知文件，各类检查记录表；设备文件档

案，基建资料，

c、水电档案，管网通讯档案，办公设备用具资料；

d、绩效考核评分表，行政日常点检表，文件发放记录表。

其他包含：重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议

简报、会议记录等。

本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表

及简报。

本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

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本公司职务任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、

录像等。

7）运营中心类

各类合同，协议，文件；项目实施计划书，商务谈判书，售后服务记录书；

异常状态报告单；各办事处管理资料，办事处文档；

8）总经办类

各类公司文稿，发展规划，协作规划，法务合作资料；OEM资料文稿，协

作证书，合作类合同。

9）总工办：

工会文件，协会文件、各政府局办文件（经信局，科技局，发改委，安监局，

市监局，国土局，税管局，公安局等）

二，归档时间和档案归属：

1）、员工档案随时存档，每周整理，由各部门归类存放；

2）、每月5日前，设计部以及行政部统一交行政部档案室归档，并作收

档记录，由交档人，收档人和主管负责人签字。

3）、每月5日前，各高管的档案统一交董事长助理归档，并作收档记录，

由交档人，收档人和主管负责人签字。

4）、财务类档案归入财务档案室，客服档案归入客服档案柜，并作存档记

录，由部门主管负责监管。

5）、公司三会（股东会、董事会、监事会）文件档案由董事会管理归档。