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办公室推行6S管理八大要点

1．独视为共

所谓“独视为共”，指的是“独用”（个人使用）被视为“共用”，即个人（担

当者）使用的资料也要纳入管理。在推行6S管理的过程中，有些员工认为有些

资料只有自己一个人使用，所以没必要整理。实际上请假、出差等特殊事件都

可能发生工作移交的情况。因此，共用部分的资料应当整理到科室资料架，个

人部分的资料既可以整理到科室资料架，也可以整理到个人资料架，但必须公

开并按照要求进行标识。

2．公私区分

公私区分是指对公司资料与私人资料进行严格区分。在公司规章允许的前提

下，员工们可以复印一些资料，或者从外部取得一些资料进行参考。但是，必

须注明是“私人参考资料”。否则，一旦别人代替工作时，由于不了解情况，很

可能将复印的旧版本文件当作新版本使用。因此，公私区分是为了明确文件资

料性质，防止问题的发生。

3．柜架管理

在柜架管理中要求所有的柜子、架子均加上标识，明确责任部门、责任人、

柜架上资料的类别等信息。这样，现场人员不需要打开柜门，就能清楚地知道

里面放置的是什么。如果资料摆放的效果不佳，很快就能找到责任人。此外，

柜架管理还有利于节省出多余的文件柜和资料架或者是扩大存放空间，确保管

理人员对柜架使用情况了如指掌。

4．资料归位

为了使办公室内的资料更易管理和查找，应该实行资料归位。资料归位可以

分为分类、标识和定位三个部分。首先，要根据文件资料的属性进行不同类别

的划分；其次，在文件夹和放置位置上分别贴上相应的标签，避免不同文件夹

的放置出现错位；最后，要采取一些合理的方法方便对文件夹的定位，保持文

件夹的整齐。此外，还应加强对资料摆放的监督和管理，杜绝个别人员由于懒

散而随便乱放文件。

5．桌面状态

为保持办公室桌面的整洁有序，可将桌面上的资料分为待处理、处理中和已

处理三类。首先通过颜色区分出文件的类别，并在每件资料上加贴标识，使人

一看就知道资料内容、责任人等信息，从而改变过去桌面杂乱的情况。如果办

公室的桌面状态能够达到图中的水平，就能使办公人员的效率提高，不容易出

错，并且还能带来视觉上的享受。

6．抽屉状态

如果公司允许员工存放私人物品，那么抽屉中的公司物品与私人物品应该分

开放置。通常可将私人用品放在办公桌最底层的抽屉中，其他抽屉只允许放置

工作用品，并且应采用科学方法将物品固定，保证取物的方便与高效率。

为了防止物品在抽屉来回拉动的过程中发生移位，可以引入形迹管理的方

法，在抽屉中垫上一块带有各种工具形状的胶皮，将剪刀、修正液、计算器等

常用的办公用品放到胶皮上的凹槽处，保证物品不移动。

7．张贴管理

每家企业可以根据各自不同的情况规定张贴管理的细节。如果财力允许，企

业可以购买白板专门用于各类文件的张贴；如果企业认为没有必要花钱购买，

也可以直接贴在墙上。但是，一定要明确允许张贴的区域，标明相关责任人。

否则，墙上将会很快变得杂乱无章，不但影响视觉感受，而且容易造成重要文

件的丢失，影响办事效率。

8．管理

6S管理强调每一个细节，要求每件事情都按照规章做到位，乱贴乱放本身就

是违反6S管理要求的。公告板应当分区管理，如分成“6S专栏”、“公告栏”、

“学习园地”等，在每个分区的正上方写上标题，并且要有责任人。责任人有

义务监督其他员工是否张贴整齐，有义务维持版面的干净整齐。