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招标采购档案管理规定

招标采购档案管理规定

一、管理原则

“规范管理、规范流程、有效利用、服务经营”。提供简便、清

晰的资料查询。

二、归档范围

本单位承担代理的房屋建筑和市政基础设施工程勘察设计、监理、

施工、专业工程分包、重要材料和设备采购招标投标活动中直接形成

的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等各种载体的

文件材料。

招标投标【招标采购】档案存档内容包括：

（一）招标代理合同及招标项目摘要

（二）工程报建资料及相关附件材料

（三）招标【招标采购】工作全过程资料

三、归档程序

（一）资料移交：由项目负责人在项目招标工作结束在5个工作

日内，按要求整理完整的资料一份，向档案资料员（各部门指定的人

作为资料员）办理移交手续（详见附件一）。

（二）资料归档保存：档案资料员从接收档案资料后5个工作日

内，按要求进行分类归档。（详见附表二）

（三）涉及到以本公司名义签订的.合同/协议需提交电子文档和纸

质文档交行政人事部统一编号和存档，考虑到因履行合同进行的款项

结算事宜，由财务部存原件，各职能部门保留复印件

一份并建立电子文档和纸质文档查阅表（详见附件三）。

备注：合同编号规则：各职能部门名称首字母+顺序号（三位）。

例：ZBB-001(招标部第1号合同)。

（四）未中标单位投标文件作为短期保存资料，由项目负责人清

理之后移至档案资料员，由档案资料员指定位置上架存放。

以上部分资料进行定期销毁，销毁前由项目负责人分别向部门负

责人提出申请并获得批准后以函件形式通知招标人或采购人，待招标

人或采购人确认（如函告送达15天无回复的）后，方可统一销毁。

【并保存销毁记录】

四、保存期限

招标投标【招标采购】档案的保存期限，按照下列项目划分，从

工程竣工之日起至少保存十五年。

（一）大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全

的项目；

（二）全部或部分使用国有资金投资或者国家融资的项目；

（三）使用国际组织或者国外政府贷款、援助资金的项目。其他

招标项目的档案保存期应不少于五年。

五、档案销毁

档案保存期满后，由档案管-理-员编制清单，组织相关人员进行

鉴定后，经质量技术部审核后，按照《中华人民共和国档案法》的规

定程序进行销毁。

建设项目在建期间的档案不得销毁。

六、档案利用规定

1、利用者要维护档案资料的完整与安全，不准涂改、

污损、拆散，丢失和转借。

2、借阅档案、资料必须先完善登记手续后方可借阅，归还时清点

无误后由档案资料管理人员当面销号。

3、查阅档案资料均由档案管理人员负责查找，任何人员均不能在

室内自行查找。

4、未经档案管理人员同意，不可将任何档案资料外借、复印、或

发送电子档给外单位人员，如违反本规定由此带来的不利影响由档案

资料管理人员自行承担。

七、档案保密、防范

加强防范，做好档案室或柜的保密工作，注意防止失密、失盗、

和火灾事故。加强对档案室或柜的管理，杜绝腐蚀、潮湿、霉变和虫

蛀。

八、以上档案管理制度自二〇一三年十月一日起执行。

九、本制度解释权归招标部。

编写：招标部审核：批准：

招投标档案管理办法2017-01-1612:04|#2楼

建设工程招标投标档案，是建设工程交易全过程的原始资料，必

须妥善保存，严格管理。为进一步加强档案管理，更好的提供档案查

询服务，为建设工程中标后的跟踪管理和咨询服务创造条件，结合实

际情况，特制定本规定：

一、设立专用档案室，存放招标投标档案。由档案管理人员具体

负责登记、接收招标投标档案。

二、招标投标档案应统一整理编号、装订入卷，分类存放，并做

好防火、防盗、防潮等工作。

三、做好安全保密工作，未经允许，任何单位或个人不得进入档

案室，与招标投标档案资料无关的物品不得存放于档案室。

四、工程项目在开标结束后，经办人按照招投标资料形成的时间

顺序整理齐全后，移交给档案管理人员存放于档案室统一保管。

五、招标投标档案，主要包括以下内容：

1、