水利工程技术档案管理探讨.docx

第50卷第2期2014年2月Vol.50,No.2Feb.,2014甘肃水利

第50卷第2期2014年2月

Vol.50,No.2Feb.,2014

GANSUWATERRESOURCESANDHYDROPOWERTECHNOLOGY

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·设计与研究·

水利工程技术档案管理探讨

周学成

(高台县新坝水管所，甘肃高台734306)

摘要：水利工程技术档案日益显示出其在经济建设中的重要作用，鉴于水利工程技术档案管理工作贯穿于水利工程建设程序的各个阶段，是衡量水利工程质量的重要参考依据，所以在管理实践中应充分利用新技术，建立工程档案数据库，提高档案管理水平，才能使其最大限度地发挥工程设计档案应有的作用。

关键词：水利档案；档案管理；存在问题；对策建议

中图分类号：G271文献标志码：B文章编号：2095-0144(2014)02-0051-02

1水利工程技术档案的特点

水利工程技术档案产生于整个水利基本建设全过程，包括从项目提出、可行性研究、设计、决策、招(投)标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行(使用)等过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。水利工程技术档案的进程要与工程建设进程同步，即所有的建设项目，从立项时，就应开始进行文件材料的收集、积累和整理工作；建设单位可在与勘测、设计、施工、监理等单位签订合同或协议时，对水利工程档案的质量、份数和移交工作提出明确的要求；在进行工程进度与施工质量检查时，同时检查水利工程档案的收集与整理情况；在进行单元与分部工作质量等级评定和工程验收时，要同时验收应归档文件材料和完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档。整个项目的归档工作，应在工程竣工验收后三个月内完成，项目尾工的归档工作，应在尾工完成后的一个月内完成。水利工程技术档案必须完整、准确、系统，并做到字迹清楚、图面整洁、装订整齐、签字手续完备齐全，图片、照片等要附以有关情况说明，所有归档材料不得使用圆珠笔、铅笔或红墨水等容易褪色的材料书写(包括拟写、修改、补充、注释或签名)。

水利工程建设是一项涉及多专业、多学科的系统工程，这样使得水利工程技术档案具有内容丰富、数量繁多、综合性强的特点。

大型水利工程建设，有可行性研究、设计、施工、验收、使用等多个阶段，每阶段时间较长，所以档案形成的时间段较长。

水利档案是科技档案的重要种类，来源于水利工程建设的全过程，不仅是水利工程建设过程中的质量评定、事故原因分析、各阶段施工及竣工验收的依据，而且在工程建成后的运行管理过程中同样发挥着不可替代重要的作用。

2水利工程技术档案管理中存在的问题

2.1对档案管理重视不够

从水利工程的分管领导到工程技术人员，对水利档案收集整理与存管意识都比较差。一般来讲，分管领导不是情报学或者档案专业，对档案材料的提交等要求不够强烈。此外，往往只要求工作人员提交上级领导或规章制度内的档案材料，很多制度之外的宝贵档案资料往往难以收集，致使水利档案材料不够齐全，不能全面反映水利工程的方方面面。工程技术人员是水利工程的最前端人员，几乎所有与水利工程相关的一手档案资料都要经他们收集并提交，他们所接触的信息更能真实反映水利工程的全部内容，然而他们往往在档案收集过程中只针对自己分内工作负责，并不是对整个水利档案负责。

2.2技术档案存管不够严谨

目前，受到档案存管系统知识及配套设施的局限性，造成档案存管的不严谨。主要表现在以下几个方面：单位其他档案与工程技术档案混合管理，极易造成档案材料的丢失；档案材料提交不及时或者内容或形式的错误造成工作人员的大量以及有效材料和无效材料的叠加；档案存管形式原始，不成系统。

2.3档案管理信息化水平不高

水利档案存管部门往往存在着工作人员的办公计算机与电子档案存管数据重叠使用的情况，这种

收稿日期：2014-01-24

作者简介：周学成(1979-),男，甘肃高台人，工程师，主要从事灌区建设与管理。

2014年第2期甘肃水利水电技术第50卷

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管理方式，虽然提高了办公人员的办公效率、节省了档案存管部门的建设费用。但是，其隐患也是可想而知的，无法确保数据的传输安全、存管安全，出现意外情况时容易数据外漏或者丢失，而很多情况又是不可恢复的。当然，在电子材料的递交方面，目前所采用的方法仍然比较传统，要么通过邮箱，要么通过通讯软件，无法