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学校档案工作人员岗位职责

一、岗位概述

学校档案工作人员在学校的档案管理体系中扮演着至关重要的角色。其主要职责是负责学校各类档案的收集、整理、保存和利用，确保档案信息的准确性和完整性，为学校的日常管理、教学研究和决策提供有力支持。档案工作人员需要具备良好的专业素养和服务意识，以适应学校发展的需要，提升档案管理的效率与质量。

二、核心职责

1.档案资料收集与整理

负责学校各类档案的收集工作，包括学生档案、教职工档案、教学档案、科研档案等，确保档案资料的完整性和准确性。在收集过程中，严格按照相关规定和标准进行整理，确保档案的分类、编号、归档等工作有序进行。

2.档案保存与管理

对收集到的档案进行妥善保存，确保档案不受损坏和丢失。定期检查档案的存放环境，保持档案室的整洁和适宜的温湿度。同时，建立档案管理制度，制定档案保存期限和销毁标准，确保档案管理的规范性。

3.档案信息的数字化与更新

积极推进档案信息的数字化工作，将纸质档案转化为电子档案，提升档案的管理效率和利用率。在更新档案信息时，确保数据的准确性和及时性，方便师生及管理人员查询和使用。

4.档案查询与服务

为师生和管理人员提供档案查询服务，确保信息反馈的及时性和准确性。在处理查询请求时，保持良好的沟通，耐心解答相关问题，提升服务质量。

5.档案利用与研究支持

支持学校的教学、科研及管理工作，提供必要的档案信息。根据需要，组织档案利用的培训，提高师生对档案资源的认识和利用能力。同时，参与档案相关的研究活动，推动档案管理的理论与实践发展。

6.档案安全与保密管理

严格遵循档案保密规定，确保涉及个人隐私和学校机密的档案安全。定期开展档案安全检查，落实保密责任，防止信息泄露和不当使用。

7.档案管理制度的制定与实施

参与学校档案管理制度的制定，明确各类档案的管理流程和责任划分，确保档案管理工作的规范性。同时，根据实际工作情况，及时调整和完善档案管理制度，以适应学校的发展需求。

8.培训与团队协作

负责对新入职档案工作人员的培训，提升团队的整体素质和业务能力。在日常工作中，加强与其他部门的沟通与合作，确保档案工作的顺利开展。

三、具体工作流程

1.档案的收集

与各部门沟通，明确档案收集的范围和标准。定期开展档案收集工作，确保各类档案的及时收集和整理。

2.档案的整理

对收集到的档案进行分类、编号，按照规定的格式和标准进行整理。确保档案的逻辑性和可检索性，便于后续使用。

3.档案的保存

将整理好的档案按照规定的存放位置进行保存，确保档案的安全性。定期检查档案的存放环境，及时处理可能存在的安全隐患。

4.档案的数字化

选择合适的数字化工具和技术，将纸质档案转化为电子档案。确保数字化过程的规范性和数据的准确性，便于后续的管理和利用。

5.档案的查询与利用

建立档案查询系统，方便师生进行信息查询。对查询请求进行及时响应，确保信息的准确传递。

6.档案的更新与维护

定期对档案进行更新，确保档案信息的及时性和准确性。在更新过程中，遵循相关的管理制度，确保更新过程的规范性。

7.档案的安全管理

加强对档案的安全管理，定期开展安全检查，确保档案信息不被泄露或滥用。对涉及个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。

8.档案管理制度的执行与反馈

根据实际工作情况，及时反馈档案管理制度的实施效果，提出改进建议。参与制度的修订和完善工作，确保档案管理工作的规范性和有效性。

四、岗位要求

1.专业背景

具备档案管理、信息管理、图书馆学等相关专业背景，熟悉档案管理的基本理论和实务操作。

2.沟通能力

具有良好的沟通能力，能够与各部门有效合作，确保档案收集和利用工作的顺利开展。

3.组织能力

具备较强的组织能力，能够合理安排工作任务，提高档案管理的效率。

4.计算机技能

熟练掌握办公软件和档案管理软件，具备一定的数字化处理能力，能够适应档案数字化的工作要求。

5.细致耐心

工作细致耐心，能够认真对待每一份档案，确保档案信息的准确性和完整性。

6.学习能力

具备较强的学习能力，能够不断更新自己的专业知识，适应档案管理领域的变化与发展。

五、总结

学校档案工作人员的岗位职责涵盖了档案的收集、整理、保存、利用等多个方面。通过明确的职责分工和规范的工作流程，可以确保档案管理工作的顺利进行，为学校的教学、科研和管理提供可靠的支持。档案工作人员需要不断提升自身的专业能力和服务意识，以适应学校发展的需求，推动档案管理工作的持续改进与创新。