档案管理课件----十-特殊载体档案.ppt

第二节胶片档案的管理胶片档案是一种以胶片为载体，记录影像信息的特殊档案类型。胶片是一种感光材料，其影像首先通过照相的方法被记录在胶片上，然后通过显影、定影、水洗等过程显示出来，或通过专用阅读机阅读。种类：照片档案、缩微品档案和电影档案。一、照片档案的管理照片档案的定义：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。它是特殊载体档案中历史最长、数量较多的一种。照片档案的类型：一种是用一般照相机和普通胶卷，采用可见光使胶片感光的照片；另一种是指运用数字技术与光学技术结合而形成的照片。一、照片档案的管理（一）照片档案的构成1.底片：包括原版底片和翻版底片。由于原版底片的重要性和珍贵价值，一般不宜频繁使用和复制，因此一般可以采用原版底片或照片复制底片的办法，这种经复制而得到的底片称为翻版底片。彩色底片由于不易保存，一般会将其复制成黑白底片，这也是一种翻版底片。翻版底片与原版底片这两者的性质不同，翻版底片一般情况下仅作为照片档案的副本以供利用，应该与原版底片分开保存。一、照片档案的管理2.照片。底片经过洗印将影像印放到相纸上，就可获得与被摄对象相一致的黑白或彩色照片。与底片相比，照片所反映的影像更加清晰真实，因此它是照片档案提供利用的主要内容。一般底片在归档时都要附有一张照片。在原版或翻版底片均已损坏或丢失时，依然可以通过照片翻拍得到新的底片。3.文字说明材料。文字说明材料主要指照片的题名和内容说明文字。文字说明材料主要包括事由、时间、地点、人物、背景和摄影者等六个方面的内容。文字说明要简明扼要，避免冗长和重复。一、照片档案的管理（二）照片档案的收集工作照片档案的收集工作是指按照国家有关部门的规定，通过接收归档和主动征集等各种手段和方法，对分散形成的照片档案进行集中统一管理。一、照片档案的管理1.照片归档前应做的工作。（1）照片的筛选。照片筛选是指在照片的现行利用价值减弱或丢失后，把其中具有凭证参考作用和艺术欣赏价值的照片挑选出来，以便集中到档案部门统一管理。（2）编写照片的文字说明。文字说明是照片画面内容的辅助说明，与照片相互印证、互为补充。一般应由照片编辑或照片的形成者来撰写。主要包括：①照片标题。标题的拟写要突出三个要素，即形成主体、事由和载体形式。例如，××单位×××现场照片。照片标题力求简洁明了。②文字说明。按照《照片档案管理规范》的要求填写，必须准确无误，不宜过长。一、照片档案的管理2.照片档案的归档。（1）归档范围。《照片档案管理规范》规定，照片档案的归档范围包括以下几个方面：第一，反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。第二，反映本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。第三，其他具有保存价值的照片档案。（2）归档时间。对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案部门归档。一、照片档案的管理（3）归档要求。第一，应交照片必须齐全完整。第二，对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。第三，对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。第四，底片、照片、说明应齐全。第五，底片与照片影像应一致。第六，对无底片的照片应制作翻拍底片，对无照片的底片应制作照片。一、照片档案的管理（三）照片档案的整理由于照片与底片的利用方式和保存环境截然不同，在进行照片档案整理时，要把底片、照片分别整理存放。1.底片的整理。（1）底片的分类。①尺寸分类法，即按照底片的规格进行分类，尺寸大小相同的底片为一类。②种类分类法，即根据底片所属的类型进行分类，如原版底片或翻版底片、彩色底片或黑白底片。③制成材料分类法，即根据底片所采用的制成材料进行分类，分为胶片底片和玻璃底片。一、照片档案的管理④主题分类法，即根据底片所反映的主题进行分类。⑤时间分类法，即按底片产生的时间顺序进行分类。⑥拍摄者分类法，即按照片的作者分类保存底片。六种分类方法在具体运用时，可根据单位底片档案的具体情况来选择。无论采用哪种方法，在分类保存底片时，必须把建国前和建国后的底片分开、彩色底片和黑白底片分开、机密底片和一般底片分开。还应注意底片设置的类别层次不宜过多、过细，否则会造成整理工作复杂化，不利用提供利用。一、照片档案的管理（2）底片的编目。底片档案数量不多的单位，在不做底片档案分类的情况下，只需要按底片收到的先后次序编制流水号；若底片的数量和种类较多，则应该先编制类别号，在类别下设置顺序号。一般情况下，以一张底片或一组密不可分的底片为一个保管单位，编制一个顺序号。如果是一组底片，在底片的顺