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项目部合同档案管理办法

合同名称：项目部合同档案管理办法

甲方：_______________________

乙方：_______________________

地址：_______________________

联系人：_______________________

联系电话：_______________________

签订日期：_______________________

签订地址：_______________________

第一条总则

1.1本合同依据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，明确甲乙双方在项目部合同档案管理工作中的权利和义务。

1.2甲方与乙方达成共识，就合同档案的整理、保存、使用等方面进行规范，确保合同档案的完整性、准确性和保密性。

1.3本合同自双方签字之日起生效，双方应严格遵守合同条款，履行各自的义务。

第二条合同档案的管理范围

2.1本合同适用于甲方和乙方在项目部内所有相关的合同文件管理，包括但不限于项目合同、分包合同、采购合同等。

2.2甲方与乙方应对所有合同文件进行统一管理，包括纸质档案和电子档案的保存。

2.3甲乙双方同意，合同档案在管理过程中，应当实现信息的共享和查询，确保档案的高效利用和随时可查。

第三条合同档案的整理与归档

3.1甲方责任：甲方应指定专门的档案管理人员负责合同文件的整理工作。

3.2乙方责任：乙方应确保向甲方提供的合同文件真实、准确，并按甲方要求整理归档。

3.3合同档案整理要求：

a.纸质合同档案应按合同类型、签订日期及合同编号顺序分类。

b.所有合同应按电子格式录入管理系统，并与纸质档案一一对应。

c.档案封面应注明合同编号、合同名称、签订日期及相关项目名称。

d.乙方提供的合同附件应一并归档并注明附件清单。

第四条合同档案的保存与保管

4.1纸质档案的保存：甲方应为合同档案提供专门的存储场所，并确保该场所的安全性。

4.2电子档案的保存：甲方应定期备份电子档案，并保存在安全的数字存储设备中。

4.3合同档案的保管期限：合同档案的保存期限应符合国家法律规定及项目需要，期满后可根据项目情况决定是否销毁或转交其他部门保管。

a.纸质档案保存期限为10年，超过期限的档案应由专人负责销毁。

b.电子档案的保存期限可按项目需求延长，确保项目相关人员能够随时访问。

c.合同档案在存储过程中应做好防火、防潮、防盗、防损的相关措施。

d.乙方在合同期满后应配合甲方对所有相关档案进行移交和存档处理。

第五条合同档案的查阅与使用

5.1合同档案的查阅权限：合同档案的查阅必须遵循严格的审批程序，并按照工作需要进行。

5.2查阅申请：任何需要查阅合同档案的人员，必须提前提出书面申请，并经甲方授权后方可进行查阅。

5.3查阅限制：

a.对于涉及商业秘密、技术秘密的合同，查阅权限应特别限制，仅限相关负责人查阅。

b.合同档案查阅人员应遵守保密协议，确保查阅过程中的信息安全。

c.查阅合同档案时，应使用合同管理系统的电子档案，避免携带纸质档案出入办公区域。

d.乙方不得在未征得甲方同意的情况下，将合同档案提供给任何第三方。

第六条保密条款

6.1双方均同意，合同档案涉及的所有信息，包括合同内容、项目进展、技术方案、商业计划等，均属于商业机密，未经对方书面同意，不得向任何第三方透露。

6.2双方应确保各自内部人员遵守保密义务，并采取适当措施防止机密信息泄露。

6.3如果一方违反保密义务，应承担由此产生的所有法律责任，并赔偿另一方因此遭受的损失。

6.4本条款的保密义务在合同解除或终止后继续有效。

第七条违约责任

7.1若甲方或乙方未按本合同约定履行档案管理义务，导致合同档案丢失、泄露或损坏，应承担相应的赔偿责任。

7.2如果乙方未按时提供完整的合同档案或未能按要求整理归档，甲方有权要求乙方支付违约金，并进行相关整改。

7.3如果甲方未能提供安全的存储场所或未按照规定进行档案管理，乙方有权要求甲方进行整改并承担违约责任。

7.4双方在履行合同过程中若发生其他违约行为，应根据合同约定协商解决，无法达成一致时可提请仲裁机构解决争议。

第八条其他事项

8.1本合同未尽事宜，双方可根据实际情况进一步商议补充或修订，补充协议与本合同具有同等法律效力。

8.2本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

8.3合同的修改、补充应以书面形式进行，并经双方签字盖章后生效。

甲方代表签字：______

乙方代表签字：______