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档案管理(保洁、工程、秩序)

档案管理作业指导书

本次调整了档案存档方式，结合项目创优工作标准进行了

改进。

1、制度类内容存档于项目经理办公室内。

2、梳理了各大类档案目录明细。

3、编号前两位为项目缩写，如滟澜山应编为“YL”、1912

公馆应编为“GG”。

4、公司品质保障部统一制作发放制度类各类文档。

档案分类如下：

1、行政管理类：包括行政、采购、会议、创优等档案以

及员工入职、考勤、培训、考核等档案；

2、公共管理类:包括项目移交资料、公共宣传资料、公共

巡查资料等档案；

3、财务管理类：包括物业费催缴、财务相关公示等档案；

4、触点服务类：包括社区文化活动、业主便民服务等档

案；

5、客户服务类：包括业主信息登记处理回访全过程、业

主意见征询、客户满意度调查、业主走访的相关资料等档案；

6、保洁绿化类：包括公共部位保洁绿化养护记录、消杀

记录等档案；

7、工程管理类：包括设施设备台账、档案、保养和巡查

记录等档案；

8、秩序维护类：包括值班、交接班、巡逻反馈信息、车

辆、人员出入登记管理、相关巡逻签到等档案资料；

9、制度类：包括物业管理方案、公司管理制度、小区公

共管理制度、各类体系文件、操作手册等档案。（此项存放于

项目经理档案室内）

各大类档案明细分类、存档周期及说明如下：

6、保洁、绿化类

序号编号明细内容周期

1XX-BJ-001楼道保洁记录楼道保洁记录月度

2XX-BJ-002公共部位保洁记录公共部位保洁记录月度

3XX-BJ-003消杀服务记录消杀服务记录月度

4XX-BJ-004露台保洁记录露台保洁记录月度

5XX-BJ-005玻璃雨棚清洗记录玻璃雨棚清洗记录月度

6XX-BJ-006卫生间清洁记录卫生间清洁记录月度

7XX-LH-001绿化养护记录绿化养护记录月度

7、工程管理类

序号编号明细内容周期

1XX-GC-001设施设备台账设施设备台账交付期间

2XX-GC-002设施设备档案（电梯）设备采购安装合同、

设备说明书、设备保修卡、设备验收资料及其它交付期间

设施设备巡查记录（排污泵）：本记录用于记录排污泵的

巡查情况，包括巡查时间、巡查人员、设备运行情况等内容。

周期为月度。

设施设备巡查记录（消防系统）：本记录用于记录消防系

统的巡查情况，包括巡查时间、巡查人员、设备运行情况等内

容。周期为月度。

设施设备巡查记录（排烟风机）：本记录用于记录排烟风

机的巡查情况，包括巡查时间、巡查人员、设备运行情况等内

容。周期为月度。

设施设备巡查记录（生活水泵）：本记录用于记录生活水

泵的巡查情况，包括巡查时间、巡查人员、设备运行情况等内

容。周期为月度。

设施设备巡查记录（空调系统）：本记录用于记录空调系

统的巡查情况，包括巡查时间、巡查人员、设备运行情况等内

容。周期为月度。

设施设备巡查记录（智能化系统）：本记录用于记录智能

化系统的巡查情况，包括巡查时间、巡查人员、设备运行情况

等内容。周期为月度。

设施设备巡查记录（配电系统）：本记录用于记录配电系

统的巡查情况，包括巡查时间、巡查人员、设备运行情况等内

容。周期为月度。

设施设备巡查记录（景观喷泉）：本记录用于记录景观喷

泉的巡查情况，包括巡查时间、巡查人员、设备运行情况等内

容。周期为月度。

设施设备巡查记录（健身娱乐）：本记录用于记录健身娱

乐设备的巡查情况，包括巡查时间、巡查人员、设备运行情况

等内容。周期为月度。

设施设备保养记录（变配电）：本记录用于记录变配电设

备的保养情况，包括保养时间、保养人员、设备运行情况等内

容。周期为月度。

设施设备保养记录（建筑物）：本记录用于记录建筑物设

备的保养情况，包括保养时间、保养人员、设备运行情况等内

容。周期为月度。

设施设备重大维修记录：本记录用于记录设施设备的重大

维修情况，包括维修时间、维修人员、设备故障原因等内容。