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[单位名称]库存管理规章制度

总则

为加强本单位库存管理，保障物资安全、完整，提高库存周转效率，降低运营成本，确保生产经营活动的顺利进行，特制定本规章制度。本制度适用于单位内所有涉及库存物资的部门及相关人员。

库存管理职责分工

仓储部

1.负责库存物资的日常保管，严格执行仓库安全管理制度，做好防火、防潮、防盗、防虫等防护措施，定期检查仓库设施设备，确保仓库环境适宜物资存放。

2.依据入库凭证，精准、及时办理物资验收入库手续，核对物资数量、规格、质量等信息，不符时及时反馈采购等相关部门处理；对合格入库物资合理安排货位，整齐存放并悬挂标识牌，注明物资名称、型号、批次、入库日期等关键信息。

3.按规定流程和先进先出原则执行物资出库作业，仔细核对出库凭证，确保出库物资准确无误；定期盘点库存，如实记录盘盈、盘亏情况，协同财务部查明原因、拟定处理方案。

采购部

1.结合生产计划、销售订单及库存实际状况，精准编制采购计划，确保物资采购适时、适量，避免积压或缺货；拓展优质供应商资源，严格筛选、评估供应商，建立并维护供应商档案，把控采购物资质量与价格。

2.跟进采购订单执行进度，与供应商密切沟通，及时掌握物资发货、运输信息；物资到货前向仓储部等相关部门传递到货通知，协同处理验收中发现的质量、数量等问题，督促供应商补货、换货或退款。

财务部

1.设立库存总账及明细账，运用专业财务软件进行账务处理，实时监控库存资金动态，定期出具库存财务报表，为管理层决策提供精准数据支撑；参与库存盘点监督工作，核对盘点结果与财务账目，确保账实相符。

2.协同仓储、采购等部门制定库存成本核算方案，精准核算采购成本、仓储成本、损耗成本等各项库存成本；依据财务分析结果，对库存资金占用、成本变动情况提出预警与优化建议。

使用部门

1.依据生产、经营实际需求，按时提交物资领用申请，详细注明领用物资规格、数量、用途，经审批后到仓储部领取；秉持节约原则使用物资，杜绝浪费，对领用物资妥善保管，防止遗失、损坏。

2.定期梳理本部门物资使用情况，结合业务发展预估物资需求变化，向采购部反馈，助力采购计划精准调整；配合仓储部、财务部完成库存盘点工作，如实提供在用物资信息。

库存物资入库管理

1.采购入库：采购物资到货后，采购人员应及时提交《采购入库单》、采购合同、供应商发货清单、质量检验报告（必要时）等资料至仓储部。仓储人员依单验收，重点核对物资名称、规格、数量、包装完整性；需质检的物资，由质检部门先按标准检验，合格后方可入库；验收合格，仓储人员签字确认入库，录入库存管理系统；不合格物资，依相关流程办理退换货手续，严禁不合格品入库。

2.生产入库：生产部门完工产品或自制零部件需入库时，填写《生产入库单》，注明产品名称、规格、数量、生产批次、完工日期等信息，经质量检验合格，连同产品一并交仓储部；仓储人员对照入库单验收，无误后办理入库、入账手续，按类别、批次存放；不合格产品依内部流程处理，严禁混入合格品入库。

3.其他入库：包括盘盈物资、客户退货、借入物资等非采购、生产常规入库情形。相关部门填写《其他入库单》，详细说明入库事由、物资来源、规格数量等，附必要证明文件；仓储部审核无误后办理入库，单独存放特殊来源物资，做好标识与备注，按流程入账、报告。

库存物资出库管理

1.生产领用出库：生产部门根据生产计划开具《生产领料单》，精确填写所需物资名称、规格、数量、批次、用途，经生产主管审批；仓储人员依领料单发放物资，当面核对，确保准确；发料后及时登记库存账，更新库存信息；超计划领料需经额外审批，说明原因，仓储部严格把控。

2.销售出库：销售部门依销售订单生成《销售出库单》，注明客户信息、产品名称、规格、数量、发货地址等；仓储人员核对库存，确认可发货量，按单拣货、包装；出库时再次核对，确保与出库单一致；随货附发货清单、发票（按需）；发货后及时反馈信息，登记出库记录，协同财务部确认收入与应收账款。

3.其他出库：涵盖样品领用、物资报废、借出物资等情形。领用部门填写《其他出库单》，说明用途、去向、预计归还日期（适用时）；报废物资附审批通过的报废申请；借出物资明确归还约定；仓储部审核单据，按规定流程出库，跟踪后续情况，及时催还、销账。

库存盘点及账务处理

1.定期盘点：每月末或季末，仓储部会同财务部、使用部门实施全面库存盘点；盘点前制定计划，明确范围、方法、人员分工；盘点中如实记录实存物资数量、状态，填写盘点表；盘后仓储与财务核对账目，编制盘点报告，分析差异原因，提出处理意见与改进措施。

2.不定期盘点：遇仓库搬迁、物资大幅变动、账务异常、主管领导要求时，随时启动不定期盘点；流程参照定期盘点，重点核查异常物资，及时掌控库存真实情况。

3.账务处理：财务部依据盘点结果及出入库