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第四章公文处理

第一节公文处理概述

一、公文处理的概念和基本任务

公文处理是指对公文的撰写、传递与管理，它是使公文得以形成并产生实际效用的全部

活动，是机关实现其管理职能的重要形式。公文处理具体包括：公文的拟写、制作、处理、

传递、保管、提供利用以及对公文处理的监督控制和组织管理。

公文处理的基本任务就是及时、准确、有效地创制、加工、传递、保管、处置公文，为

公务活动提供适用的信息。其具体内容主要有：(1)创制公文。(2)传递公文。(3)办理公文。

(4)处置办毕公文。(5)管理公文。

二、公文处理的重要地位

公文处理是机关实现管理职能的必要条件。机关对信息的广泛依赖性主要和直接地表现

为对公文的广泛依赖。公文处理使机关实现管理职能所需要的公文得以形成并产生实效，为

此，它构成了机关实现其管理职能的必要条件。公文处理是国家档案事业的基础。档案事业

是国家文化事业的一个组成部分，档案工作的对象主要是由公文处理活动创造、积累并提供

的。档案事业的发展水平在很大程度上受制于公文处理的水平。

三、公文处理的基本原则

(1)法制原则。即通过法律、法规、规章和制度对公文处理活动加以调整和规范。(2)实

事求是原则。一切从实际出发，使判断合乎实际，方法措施切实可行。(3)全面质量原则。

在公文处理活动中必须追求其全部质量指标的优化，创造全面的优质。(4)时效原则。在公

文处理中必须有高度的时间观念，应及时而适时地处置各种事务，维护公文在特定时间范围

内的有效性，使其对公务活动产生更加充分的有利影响。(5)集中统一原则。在公文处理活

动中各级各类工作人员要接受集中统一的领导，要遵行统一的公文处理制度，一部分公文处

理活动必须由公文处理的专门机构或人员统一进行。(6)党政分工原则。在公文处理活动中，

应明确执政党的组织与行政机构的不同责任范围，使其在各自的职责权利范围内专司其职、

专负其责，以保证工作的有效进行，从实质上强化作为执政党的中国共产党的领导地位和领

导作用。(7)保密原则。在公文处理活动中，应确立保密观念，严格执行保密规定，严格保

守党和国家及团体的秘密。(8)简化原则。在公文处理活动中，为使工作更有效率，更加优

质，应在保证其具有相同功能的前提下，以各种方式对有关事物化繁为简。

第二节收文处理

一、收文处理的程序

1．第一阶段：公文的收受与分流

(1)签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人

员、通讯人员分别从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备通信

设备收取公文。

(2)外收文登记。指由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。

(3)启封。指的是外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收

发部门(或人员)，由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。

(4)内收文登记。是由内收发人员对收文情况做出较详细记载。

(5)分办。是经过对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各

部门职责分工及有关分文制度将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。

(6)摘编。是由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主

要是针对这些文件编写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。

2．第二阶段：办理收文

(1)拟办。是指由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提

出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。

(2)批办。指的是机关领导者或部门负责人对公文(包括拟办意见)进行认真阅读分析之

后，提出处置意见。

(3)承办。指的是有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。

(4)注办。指的是由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。

3．第三阶段：组织传阅与催办查办

(1)组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公

文在他们中间得到有效传递和阅读的活动。

(2)催办。是由公文处理管理机构或承办人根据承办时限和其他有关要求对公文承办过

程实施的催促检查。

(3)查办。是由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核

查协办工作。

4．第四阶段：处置办毕公文

包括：立卷归档、清退